Dix modules tiennent l’étude.
Six contrôles tiennent le dossier.
Nota est la suite logicielle que Serenotaire édite pour les études notariales belges. Un logiciel web : l’Étude ouvre un navigateur, elle n’installe ni serveur ni base de données. Les dossiers, les personnes, les biens, les pièces, les actes, les comptes, l’agenda et les formalités vivent au même endroit, sous un seul journal d’audit.
- Éditeur
- LTC Group SRL, Belgique
- Modules
- Dix, retenus selon les besoins de l’Étude
- Points de contrôle d’un dossier
- Six, non contournables
- Décision automatisée
- Aucune
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Les six points de contrôle
Un dossier ne glisse pas d’un état à l’autre : il franchit. Six passages, six contrôles durs.
Recevable, complet, prêt à signer, signé, formalités accomplies, clôturé. Un dossier passe par ces six états, dans cet ordre. Chaque passage est un contrôle dur, non contournable : on ne saute pas un état, on ne le force pas, on ne le rattrape pas après coup.
Le troisième est celui qui engage. Le franchissement de « prêt à signer » — cohérence vérifiée, fonds couverts, décompte validé — est explicite : il appartient au notaire seul. Aucun collaborateur ne le franchit à sa place, aucun automatisme non plus.
C’est ce qui rend le reste du travail libre. Un juriste-rédacteur peut préparer, corriger, relancer, rassembler les pièces, mener le dossier jusqu’au bord de la signature — sans jamais pouvoir l’engager. La responsabilité reste là où le droit la met.
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Dix modules
Le juriste-rédacteur représente quatre cinquièmes environ du temps d’usage réel. Les quatre premiers modules sont les siens : ils viennent en tête, et occupent le plus de place.
Dossiers, personnes, biens
Des fiches liées entre elles — dossiers, personnes physiques et morales, biens — avec l’historique complet des actions. La création est assistée depuis une carte d’identité, un mail ou un document ; elle est toujours vérifiée avant enregistrement.
GED chiffrée
La gestion documentaire de l’Étude, chiffrée : reconnaissance de texte, classement automatique, résumés de pièces, recherche sémantique sur l’ensemble des documents.
Rédaction d’actes assistée
Vos modèles, des suggestions de clauses, des contrôles de cohérence. Le texte proposé est un point de départ : le notaire relit, corrige, valide et signe.
Assistant IA agentique
Un agent conversationnel qui travaille sur les dossiers, les mails, la GED et les bases de connaissances juridiques. On lui demande une pièce, une échéance, une comparaison de clauses, l’état d’avancement d’un dossier.
Chaque action tracée, chaque réponse sourcée. C’est la différence entre un assistant qu’on peut relire et un assistant qu’on doit croire. Aucune donnée nominative ne part en clair : Veil™ pseudonymise avant toute inférence.
Mails connectés
La messagerie de l’Étude, triée par dossier, avec des brouillons de réponse proposés. L’envoi reste une action humaine.
L’activation appartient au seul administrateur de l’Étude, sur les boîtes et les dossiers qu’il désigne. Les messages rattachés à aucun dossier ne sont ni indexés, ni exploités, ni transmis à un modèle ; leurs métadonnées de tri sont purgées à trente jours.
Agenda, tâches, échéanciers
Des échéanciers types par type d’acte, entièrement modifiables par l’Étude, et la répartition des tâches d’un dossier entre les collaborateurs.
Connecteurs vers les sources authentiques
Registre national, cadastre, e-Notariat, enregistrement, registre des titres : le mode assisté fonctionne dès aujourd’hui, les connecteurs s’activent dès l’octroi des accès.
Portail client de l’Étude
Un espace en ligne restreint aux propres dossiers du client : suivi d’avancement, dépôt de pièces.
Compagnon local
Une application de bureau légère, qui ne pilote que le matériel : lecteur d’identité électronique, numérisation réseau, impression. Aucune donnée de dossier n’est stockée en local.
Boîtier passerelle d’étude
Un matériel fourni et exploité par LTC, raccordé au parc existant : multifonctions, partages déclarés, écran de salle de signature. Aucune donnée de dossier lisible en local.
Le compagnon et le boîtier sont les deux seules pièces posées chez le notaire. L’un ne stocke rien ; l’autre est structurellement incapable de rouvrir ce qu’il transporte. Le détail est sur la page Souveraineté.
Notes d’intégration
La carte d’identité électronique
Nota lit la carte par le middleware officiel. Un fait de terrain, que l’étude a intérêt à connaître avant de fixer un rendez-vous : depuis le 21 mai 2026, les certificats de signature des cartes émises avant le 4 juillet 2016 ne sont plus valables. L’identité reste lisible ; la signature électronique n’est plus disponible sur ces cartes. Cela se sait avant le rendez-vous, pas devant le client.
Les sources authentiques
Les adaptateurs vers le registre national, le cadastre, e-Notariat, l’enregistrement et le registre des titres sont prêts et testés sur données fictives ; leur intégration est en cours, et leur activation suit l’octroi des accès. Dès aujourd’hui, le mode assisté fait avancer le dossier : Nota prépare intégralement l’envoi, un humain l’exécute, l’accusé est tracé et rattaché au dossier.
La signature qualifiée
Hors actes authentiques — mandats, compromis, lettres de mission — la signature électronique qualifiée passe par un prestataire de confiance qualifié.
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Ce que le métier demande en plus du dossier
Un dossier ne remplit pas une journée. Le reste s’écrit dans les comptes, les registres et les délais — et un logiciel qui l’ignore renvoie l’étude à ses tableurs.
- Anti-blanchiment et bénéficiaires effectifs
- Connaissance du client, vigilance, identification des bénéficiaires effectifs : les contrôles sont attachés au dossier, pas rangés dans un classeur à part.
- Comptes de tiers et fonds clients
- Suivi des fonds reçus pour compte de tiers, rapprochements, couverture d’un dossier avant son passage à « prêt à signer ».
- Comptabilité générale et TVA
- La comptabilité de l’Étude et ses déclarations, tenues dans le même outil que les dossiers qui les alimentent.
- Facturation électronique — Peppol
- Émission et réception sur le réseau Peppol, obligatoire en Belgique entre assujettis depuis le 1er janvier 2026.
- Barème, provisions et décomptes
- Calcul du barème, appels de provision, décompte final : la donnée même qui conditionne le passage à « prêt à signer ».
- Répertoire et formalités légales
- Tenue du répertoire et suivi des formalités qui suivent la signature, jusqu’à l’état « formalités accomplies ».
- Migration depuis les logiciels existants
- La reprise des données fait partie de la mise en route : on ne démarre pas sur un dossier vide.
S’y ajoutent la recherche transverse, en français et en néerlandais, et la gestion de plusieurs études sous une même exploitation.
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Notane prend aucune décision automatisée,ne donne aucun conseil juridique,ne signe jamais à la place du notaire,ne remplace aucun registre institutionnel.
- Journal d’audit
- Inaltérable, consultable par l’Étude
- Rétention du journal
- Douze mois glissants, paramétrable jusqu’à trente-six mois
- Isolation entre études
- Forcée au niveau de la base de données
Ce sont des choix d’architecture, pas des précautions de rédaction. Le journal permet de les vérifier, action par action.
Nota · la plateformevi
Où continuer
Deux pages répondent aux deux questions qui viennent après celle-ci : où vivent les données, et qui décroche quand ça coince.
Une heure, un dossier réel.
Une démonstration dure une heure : un dossier mené du premier contact à la clôture, la rédaction d’un acte, les connecteurs, les six points de contrôle. Vous parlez d’abord, nous montrons ensuite.