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40 questions
Le produit
Nota remplace-t-il mon logiciel actuel ?
Au choix, et c’est la seule question de formule qui se pose : l’étude bascule son logiciel notarial sur Nota, ou elle fait tourner Nota à côté de celui qu’elle garde. On passe de l’une à l’autre en cours de contrat, sans repartir de zéro.
Dans les deux cas, la plateforme livrée est la même, entière.
Faut-il choisir ses modules ?
Non. Les dix modules et les sept domaines métier sont compris d’office : une étude qui signe reçoit la plateforme entière.
Dossiers, rédaction d’actes, gestion documentaire, échéances, comptes de tiers, référentiels, sécurité : rien ne se coche, rien ne s’ajoute en supplément six mois plus tard.
À quoi ressemble une journée de travail dans Nota ?
« Ma journée » ouvre le rail du quotidien : mes dossiers, mes tâches, les échéances qui tombent, l’activité de l’étude. La palette de commandes s’ouvre au clavier et mène à n’importe quel dossier, partie ou bien sans lâcher les mains.
Les checklists de pièces se remplissent par type d’acte, et le cycle de vie du dossier verrouille l’étape suivante tant qu’une condition n’est pas remplie.
Comment se rédige un acte ?
Depuis la bibliothèque de modèles : les variables se résolvent seules à partir du dossier, et les clauses versionnées citent chacune leur base légale. Une règle tient tout l’édifice : aucune clause inventée.
Le projet se relit, se compare version par version, s’exporte, puis se scelle. Le répertoire des actes tient sa numérotation sans trou, même sous accès simultanés.
Peut-on travailler depuis son traitement de texte et sa messagerie ?
Oui. Un volet Nota s’ouvre dans Microsoft Word : correcteur d’acte, dépôt en gestion documentaire, courrier — sans que le texte de l’acte quitte jamais l’étude vers un modèle.
La messagerie et l’agenda de l’étude se relient en un clic : Microsoft 365 branché sur les échéances de l’acte, avec une révocation honnête — elle dit la vérité quand le fournisseur refuse.
Nota tient-il les comptes de tiers et la comptabilité ?
Oui, dans le même dossier : comptes de tiers et grand livre des fonds, décomptes, factures, comptabilité en partie double, relevés bancaires CODA et lettrage.
Le barème légal est versionné, et le simulateur de frais s’appuie dessus plutôt que sur une feuille de calcul recopiée d’année en année.
Comment les délais sont-ils calculés ?
Le moteur d’échéances se déclenche sur les faits du dossier, et chaque délai exige sa base légale : un délai sans texte ne se crée pas. Le calculateur tient les jours fériés belges et les fermetures de l’étude.
Côté agenda, la double réservation est impossible — la garantie est posée dans la base de données, pas dans l’écran.
L’outil fonctionne-t-il en néerlandais ?
Les dossiers, les pièces et les actes se travaillent en français comme en néerlandais : le thésaurus de l’étude est bilingue, et la couche linguistique de Veil™ reconnaît les deux langues.
La recherche porte sur les deux, en plein texte et par le sens.
Nota s’articule-t-il avec les plateformes du notariat belge ?
Nota s’articule avec e-Notariat et les plateformes Fednot.
Le répertoire et les formalités se suivent dans le dossier lui-même, jusqu’aux états « formalités accomplies » puis « clôturé » : le suivi n’est pas tenu à côté, dans un tableau que personne ne rouvre.
Nota donne-t-il des conseils juridiques ?
Non. Nota ne donne aucun conseil juridique et ne remplace aucun registre institutionnel.
L’assistant travaille sur vos pièces et sur le corpus juridique belge : il retrouve, rapproche, rédige un brouillon. Le droit reste à celui qui en répond.
La transition et la reprise
Que deviennent mes données et mes dossiers du logiciel actuel ?
Ils sont repris. Le périmètre — dossiers, parties, biens, pièces, comptabilité — est arrêté avec l’étude, puis recetté avant la mise en production : on ne démarre pas sur un dossier vide.
Rien n’est supprimé chez votre éditeur actuel : la reprise lit, elle n’efface pas. Elle est chiffrée à part au devis, jamais découverte en cours de route.
Suis-je obligé de tout basculer d’un coup ?
Non : c’est exactement ce que la coexistence évite. Nota se branche à côté du logiciel en place, l’étude garde son outil, et les dossiers repris épargnent la double saisie.
Une étude commence souvent par un type d’acte ou par une équipe, puis bascule le reste le jour où elle l’a décidé — le passage d’une formule à l’autre se fait en cours de contrat.
Combien de temps prend l’installation, et qui forme l’équipe ?
La mise en route suit neuf étapes : qualification, contrat et accord de traitement signés, provisionnement, préparation du matériel en atelier, intervention sur place avec procès-verbal signé, configuration, reprise de données, formation, mise en production.
Trois d’entre elles sont bloquantes, dont la formation : on ne passe pas en production sans elle. Elle est donnée par l’équipe de LTC, dans l’étude, et un suivi est prévu à sept puis à trente jours.
Mes clients doivent-ils installer quelque chose ?
Non. Un navigateur suffit : l’espace client de l’étude s’ouvre en ligne, sans logiciel à télécharger.
Les collaborateurs travaillent de la même façon — aucune installation sur les postes de l’étude, hormis le volet Microsoft Word et le compagnon local qui pilote le matériel.
Qui répond quand ça plante un vendredi à 17 h, avant une signature ?
Le support de LTC, joignable aux heures ouvrées belges — un vendredi à 17 h en fait partie. L’engagement écrit est une première réponse sous quatre heures ouvrées, et un rendez-vous de signature en cours passe en tête.
Ce n’est pas une hotline anonyme : l’équipe qui répond est celle qui a installé l’étude et qui connaît son parc.
Que se passe-t-il si vous disparaissez ?
Vous repartez avec vos données : la réversibilité figure au contrat, avec un export complet en format ouvert, disponible soixante jours après la fin de la relation.
Les actes et les courriers sont déjà des fichiers .docx et .pdf, lisibles sans Nota, et le journal d’audit s’exporte comme pièce de preuve. Ce n’est pas une promesse de bonne volonté, c’est une clause.
Les données et le RGPD
Où sont hébergées les données de l’étude ?
Sur une instance dédiée, chez un hébergeur européen certifié ISO/IEC 27001. L’étude n’installe ni serveur ni base de données : Nota s’ouvre dans un navigateur.
Chiffrement systématique en transit et au repos (TLS 1.2+/1.3 ; AES-256).
Ces données sortent-elles de l’Union européenne ?
Aucun transfert de données hors EEE au sens des articles 44 et suivants du RGPD : tous les traitements ont lieu dans l'Union européenne. Le risque d'accès par une autorité d'un pays tiers, inhérent au recours à un fournisseur soumis à une législation extraterritoriale, est traité frontalement : pseudonymisation systématique en amont (Veil™), absence de rétention des données d'inférence, chiffrement avec clés détenues par LTC, et clauses contractuelles types (SCC 2021/914) en garantie résiduelle.
Ce n’est pas une orientation de principe : c’est une contrainte d’architecture, écrite à l’accord de traitement des données.
Combien de sous-traitants, et lesquels ?
Trois sous-traitants exactement, tous européens, nommables sur demande. La chaîne est courte par conception : moins de maillons, moins de surface à surveiller.
La liste nominative des sous-traitants ultérieurs est communiquée à l'Étude, annexée au DPA, avec notification préalable de tout changement et droit d'objection de trente jours.
La pseudonymisation, est-ce la même chose que l’anonymisation ?
Non, et la différence est juridique, pas sémantique.
La pseudonymisation opérée par Veil™ relève de l'article 4(5) du RGPD, pas de l'anonymisation. Les données pseudonymisées par Veil demeurent des données à caractère personnel au sens du RGPD (considérant 26). Le fournisseur d'inférence est donc traité comme sous-traitant ultérieur, sous accord article 28, et non comme destinataire de données anonymisées.
Autrement dit : nous ne prétendons pas que les données cessent d’être personnelles. Nous les traitons comme telles jusqu’au bout de la chaîne.
Que voit LTC de mes dossiers ?
Rien, par défaut. La console d’exploitation a deux plans strictement étanches : le plan exploitation donne accès au parc, à la santé des services, aux abonnements et aux boîtiers — et à aucune donnée de dossier.
L’accès aux données d’étude exige un consentement de l’étude, borné dans le temps, révocable et journalisé ; la fenêtre se referme après quinze minutes d’inactivité. Le technicien de déploiement, lui, n’a aucun accès aux données de dossier.
Combien de temps les données sont-elles conservées ?
Les durées de conservation se paramètrent par étude : c’est elle qui est responsable du traitement, c’est donc elle qui fixe.
Le journal d’audit est conservé douze mois glissants par défaut, jusqu’à trente-six mois. Les sauvegardes chiffrées sont quotidiennes, à rétention de trente-cinq jours.
L’intelligence artificielle
Qu’est-ce qui part exactement vers un modèle ?
Aucune donnée nominative en clair. Veil™ s’interpose avant tout appel et remplace les éléments identifiants — nom, adresse, numéro de registre national, numéro d’entreprise, IBAN, parcelle, montant, date — par des jetons.
Le modèle ne reçoit que le texte substitué ; la table de correspondance ne lui est jamais transmise, et elle est détruite en fin de session. Les données de santé et les données judiciaires, elles, ne sont pas masquées : l’appel est refusé.
Peut-on contourner Veil™ ?
Non : il n’existe qu’un seul point de passage vers un modèle. Aucun appel ne peut partir d’ailleurs, et chaque appel est journalisé — les refus aussi.
Le quota d’usage est posé par étude. Le traitement a lieu dans l’Union européenne, sans rétention chez le fournisseur d’inférence.
Comment savoir si l’assistant invente ?
Il cite ses sources, et il affiche « sans source légale » quand il n’en a pas. Trois états ne se confondent jamais : réponse sourcée, rien trouvé, recherche indisponible.
Les quarante-six clauses du socle national portent chacune sa base légale. Une réponse se vérifie, elle ne se croit pas — c’est pour cela que chaque action est inscrite au journal d’audit.
Quelle est ma responsabilité professionnelle si l’assistant se trompe ?
L’assistant ne prend aucune décision automatisée et ne donne aucun conseil juridique : il propose un texte sourcé, que le notaire relit, corrige, valide et signe.
Le franchissement du point de contrôle « prêt à signer » appartient au notaire seul. Votre responsabilité est donc celle que vous engagez déjà en relisant le travail d’un collaborateur : ni plus, ni moins.
Nota relève-t-il du règlement européen sur l’intelligence artificielle ?
Nota est un système d'IA à risque limité au sens du règlement (UE) 2024/1689, soumis aux obligations de transparence de l'article 50. Il n'entre pas dans le champ de l'annexe III point 8, qui vise l'assistance aux autorités judiciaires dans l'interprétation du droit et l'application de la loi à des faits : Nota n'intervient ni dans une décision juridictionnelle ni dans l'exercice de la puissance publique, et ne produit aucune décision automatisée.
L’information de transparence est portée à l’écran, à l’endroit exact où l’assistant répond, et non reléguée dans une page de conditions.
La sécurité
Qu’est-ce qui garantit qu’une étude ne voie pas les dossiers d’une autre ?
Le cloisonnement est appliqué dans la base de données, pas dans le code applicatif : une requête mal écrite ne franchit pas la frontière, parce que la frontière n’est pas dans le code.
Cloisonnement logique strict par étude (Row-Level Security), avec option d'instance dédiée pour les études qui l'exigent.
Comment se connecte-t-on, et que vaut l’authentification ?
Double authentification obligatoire pour tout le monde, mots de passe irréversiblement hachés selon l’état de l’art, verrouillage après échecs répétés, limitation par adresse.
Les appareils connus sont reconnus. L’étude gère elle-même ses rôles et ses membres : personne chez LTC ne crée un compte à sa place.
Puis-je prouver ce qui s’est passé dans un dossier ?
Oui. Le journal d’audit est inaltérable et s’exporte comme pièce de preuve : qui a fait quoi, quand, sur quel dossier. La main courante du dossier suit la même règle.
C’est ce qui rend une réponse de l’assistant vérifiable après coup, et pas seulement à l’instant où elle s’affiche.
Que se passe-t-il en cas d’incident de sécurité ?
Vous êtes prévenu. Une violation de données est notifiée à l’étude dans les délais légaux, avec ce qui est établi à l’instant de la notification et ce qui reste à établir.
Le journal d’audit inaltérable sert de base à l’analyse. L’étude, responsable du traitement, décide ensuite de ses propres notifications ; nous l’assistons, c’est une obligation de l’accord article 28.
Les pièces du dossier sont-elles chiffrées ?
Oui, sans exception. Les pièces sont chiffrées au repos, classées, reconnues caractère par caractère puis indexées ; la recherche croise le plein texte et le sens.
Aucune pièce ne transite en clair, et aucune ne sort de la plateforme pour être lue ailleurs.
Le contrat et le prix
Comment êtes-vous tarifés ?
Une seule offre : un forfait d’étude et une licence par personne, selon son profil — notaire, collaborateur, accueil — dégressive dès la deuxième licence. Le stagiaire ne paie rien jusqu’à sa nomination. Tout est compris d’office, portail client et crédits d’usage de l’intelligence artificielle inclus, jamais facturés au jeton.
L’hébergement et la maintenance de l’instance, l’installation, la reprise de données et la formation sont chiffrés à part, et ne sont jamais offerts.
Qui compte comme une licence, et comment se fait la facturation ?
Chaque personne qui travaille dans Nota, à son profil : notaire, collaborateur — juriste-rédacteur, gestionnaire, comptable — ou accueil. Le stagiaire est sans frais jusqu’à sa nomination ; il passe alors au profil notaire. Le nombre se révise en cours de contrat.
Au mois sans engagement, ou à l’année à conditions avantagées. Le devis chiffre la mise en route, la reprise et la formation ligne à ligne, avant signature.
Sur quoi vous engagez-vous par écrit ?
Disponibilité de la plateforme de 99,5 %. Première réponse du support sous quatre heures ouvrées, en jours ouvrés belges. Sauvegardes chiffrées quotidiennes, à rétention de trente-cinq jours, dont les restaurations sont réellement testées.
Notification d’une violation de données dans les délais légaux, réversibilité à soixante jours. Ces engagements figurent au contrat et à l’accord de traitement des données, pas seulement sur cette page.
Avec qui je signe ?
Avec LTC Group SRL, société belge établie à Thoricourt, immatriculée à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 1036.831.317 — un numéro public, vérifiable avant même que vous nous appeliez.
Serenotaire est le nom de son offre notariale, pas une personne morale distincte. Juridiction : les tribunaux de l’arrondissement judiciaire de Bruxelles.
Combien d’études utilisent Nota aujourd’hui ?
Nota entre en service dans les études pionnières au quatrième trimestre 2026. Vous ne trouverez ici ni logo d’étude, ni témoignage, ni nom de notaire : nous n’en publierons aucun sans accord écrit.
Ce que nous montrons à la place se vérifie — l’architecture, le contrat, les engagements chiffrés, et une démonstration d’une heure où vous conduisez.
Le matériel
Faut-il installer quelque chose dans l’étude ?
Nota s’ouvre dans un navigateur : l’étude n’installe ni serveur ni base de données. Deux briques matérielles existent, toutes deux au service du geste quotidien. Le compagnon local pilote uniquement le matériel — lecteur de carte d’identité électronique, numérisation réseau, impression. Aucune donnée de dossier n'est stockée en local.
Il n’écrit ni contenu, ni cache de document, ni base, ni fichier temporaire.
À quoi sert le boîtier passerelle ?
Il relie Nota au parc existant : multifonctions, partages déclarés, écran de salle de signature. Il est fourni et exploité par LTC, et chiffre tout ce qu’il transporte vers une clé dont la partie privée n’existe que sur la plateforme — il est structurellement incapable de rouvrir ce qui passe par lui. Aucune donnée de dossier lisible en local.
Ce qu’il n’est pas, par conception : jamais un tunnel d’accès distant, ni un serveur de fichiers, ni un contrôleur de domaine, ni un antivirus, ni un hyperviseur. Et il ne fait aucune inférence — toute l’intelligence reste sur la plateforme, sous Veil™.
La carte d’identité électronique se lit-elle depuis Nota ?
Oui, par le compagnon local : lecture de la carte, numérisation réseau, impression, sans quitter l’écran du dossier.
Les éléments lus alimentent la fiche de la partie sur la plateforme. Le poste, lui, ne garde rien.
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