Serenotaire · Notaii

Objet et durée

Cet accord complète le contrat principal : il en organise le volet données, au sens de l’article 28 du RGPD.

Le présent accord de traitement des données organise, conformément à l’article 28 du RGPD, les conditions dans lesquelles LTC Group SRL (« LTC »), agissant en qualité de sous-traitant, traite pour le compte de l’Étude, responsable de traitement, les données à caractère personnel versées dans Nota.

Il s’applique pendant toute la durée du contrat qui lie l’Étude à LTC, et jusqu’au terme des opérations de réversibilité et de suppression décrites à la présente page.

Serenotaire · Notaiii

Nature et finalité du traitement

Le traitement consiste en l’hébergement, la structuration, la recherche, l’assistance à la rédaction et l’archivage des données versées par l’Étude dans ses dossiers, ainsi qu’en les opérations nécessaires au fonctionnement des fonctionnalités de Nota que l’Étude active — gestion documentaire, assistant, connecteurs vers les sources authentiques, messagerie le cas échéant.

Le traitement a pour finalité exclusive l’exécution du service souscrit par l’Étude ; LTC ne traite les données à aucune autre fin, notamment commerciale.

Serenotaire · Notaiv

Catégories de données et de personnes concernées

Les données traitées sont celles que l’Étude verse dans ses dossiers : identité, coordonnées, informations patrimoniales et contractuelles des parties à un acte, de leurs mandataires et, le cas échéant, des bénéficiaires effectifs.

Les personnes concernées sont les clients de l’Étude, leurs contreparties, leurs mandataires et les tiers dont l’identité figure dans les pièces d’un dossier.

Serenotaire · Notav

Obligations du sous-traitant

LTC s’engage à :

traiter les données uniquement sur instruction documentée de l’Étude ;
garantir que les personnes autorisées à traiter les données sont tenues à la confidentialité ;
mettre en œuvre les mesures de sécurité décrites à la section suivante ;
ne recourir à un sous-traitant ultérieur qu’avec l’autorisation générale de l’Étude, à charge d’informer celle-ci de tout changement envisagé et de lui laisser un droit d’objection de trente jours ;
assister l’Étude dans l’exécution de ses propres obligations, notamment pour répondre aux demandes des personnes concernées et documenter ses analyses d’impact ;
notifier à l’Étude toute violation de données la concernant sous vingt-quatre heures après en avoir eu connaissance ;
au terme du contrat, selon le choix de l’Étude, restituer ou supprimer les données, sauf obligation légale de conservation ;
mettre à la disposition de l’Étude les informations nécessaires pour démontrer le respect de ces obligations, et permettre les audits qu’elle diligente ou fait diligenter.

Serenotaire · Notavi

Mesures techniques et organisationnelles

Chiffrement: Chiffrement systématique en transit et au repos (TLS 1.2+/1.3 ; AES-256).
Isolation entre études: Cloisonnement logique strict par étude (Row-Level Security), avec option d'instance dédiée pour les études qui l'exigent.
Authentification: Double authentification obligatoire pour les administrateurs de l’Étude, activable pour tout Utilisateur.
Journal d’audit: Inaltérable, consultable par l’Étude.
Sauvegardes: Chiffrées, quotidiennes, à rétention de trente-cinq jours ; les restaurations sont réellement testées.

Serenotaire · Notavii

Localisation des données

Où sont traitées les données de l’Étude, et ce qui garantit qu’elles y restent :

Aucun transfert de données hors EEE au sens des articles 44 et suivants du RGPD : tous les traitements ont lieu dans l'Union européenne. Le risque d'accès par une autorité d'un pays tiers, inhérent au recours à un fournisseur soumis à une législation extraterritoriale, est traité frontalement : pseudonymisation systématique en amont (Veil™), absence de rétention des données d'inférence, chiffrement avec clés détenues par LTC, et clauses contractuelles types (SCC 2021/914) en garantie résiduelle.

Serenotaire · Notaviii

Chaîne de sous-traitance

LTC recourt à exactement trois sous-traitants ultérieurs pour l’exécution du service :

un hébergeur européen certifié ISO/IEC 27001, sur une instance dédiée à Nota, en France, qui héberge les dossiers de l’Étude ;
une plateforme d’inférence cloud opérée depuis des régions de l’Union européenne, en inférence sans rétention, qui exécute le modèle génératif tiers sollicité par l’assistant et par la pseudonymisation ;
le connecteur de messagerie, activé au seul choix de l’Étude, sous le périmètre UE de son fournisseur, lorsque l’Étude active la connexion de sa messagerie.

La liste nominative des sous-traitants ultérieurs est communiquée à l'Étude, annexée au DPA, avec notification préalable de tout changement et droit d'objection de trente jours.

Leurs identités complètes figurent au contrat et sont communiquées à l’Étude sur demande écrite.