La page plateforme dit ce que Nota est. Celle-ci dit ce qu’on y fait : dix modules, sept domaines métier, et le socle qui les traverse tous. Sautez au module qui vous occupe — ou commencez par la table des gestes, qui prend la question dans le sens où elle se pose.
10modules
7domaines métier
Toutcompris d’office
Les dix modules et les sept domaines ne se composent pas : une étude qui signe reçoit la plateforme entière. Les aperçus de cette page sont des schémas dessinés pour montrer le geste, jamais des captures ; les dossiers, les noms et les montants qui y figurent sont fictifs.
Où est-ce que je fais ça ?
Trente et un gestes d’une journée d’étude, et le module qui les porte. Chaque ligne mène à la section correspondante.
Le geste
Où il se fait
Ouvrir un dossier, y rattacher une partie, un bien
Pour chacun : ce qu’il fait, ce qu’il garantit, et la liste de ses fonctions — celle qu’on relit avant une démonstration.
Dossiers, personnes, biens
Le dossier tient les personnes, les biens, les dates — et le rail du quotidien tient le reste.
Une personne n’est pas saisie dans un dossier : elle appartient à l’étude et s’y rattache avec son rôle. Le dossier reste corrigible après sa création, et son cycle de vie avance par étapes verrouillées. Autour, le quotidien : les tâches et les listes de pièces attendues par type d’acte, la main courante, « Ma journée », le tableau de bord de l’étude — mes dossiers, mes tâches, les échéances qui tombent, l’activité des collègues.
Dossier 2026-184 — vente
Pièces attendues9 sur 11
Capacité des partiesvérifiée
Notification fiscale préalableenvoyée
Étapeprêt à signer
Le franchissement appartient au notaire responsable, ou au notaire nommément substitué.
Une étape ne se franchit pas parce qu’on est pressé : le rôle requis, la capacité des parties et la notification fiscale préalable sont vérifiés avant le passage, pas après.
Fiches liées : dossiers, parties, biens
Dossier corrigible après création
Historique complet des actions
Cycle de vie à étapes verrouillées
Substitution notariale nommée
Capacité des parties vérifiée
Notification fiscale préalable
Tâches et listes de pièces par type d’acte
Main courante inaltérable
« Ma journée »
Tableau de bord de l’étude
Palette de commandes
Favoris et récents
Cloche de notifications
Dossiers bloqués signalés
Corbeille et notifications dans le rail
Duplication de dossier
Réassignation en masse au départ d’un collaborateur
Export d’un dossier pour le transmettre
GED chiffrée
Une pièce déposée est chiffrée, lue, classée, et retrouvable des mois plus tard.
La reconnaissance de texte et l’indexation se font à l’arrivée de la pièce, sans geste supplémentaire. La recherche croise ensuite deux chemins sur les dossiers et les pièces : les mots tels qu’ils sont écrits, et la proximité de sens — une clause se retrouve sans qu’on se souvienne de sa formulation. Les durées de conservation se règlent par étude, type de pièce par type de pièce.
Chiffrement systématique en transit et au repos (TLS 1.2+/1.3 ; AES-256).
Pièces chiffrées au repos
Reconnaissance de texte automatique
Indexation automatique
Classement et fiches de pièces
Résumés de pièces
Recherche plein texte
Recherche par le sens
Durées de conservation paramétrables
PDF/A vérifié, jamais supposé
Conversion en PDF/A qui sait refuser
Score de lisibilité du texte reconnu
Texte reconnu corrigé en nouvelle version
Classement proposé à l’arrivée
Rédaction d’actes assistée
Vos modèles, vos clauses, votre répertoire — et un texte qui ne s’invente pas.
Les variables d’un modèle se résolvent depuis le dossier : les parties, le bien, les montants, les dates. Les clauses sont versionnées et citent leur base légale — quarante-six au socle national. On monte un projet d’acte, on le relit, on compare deux versions, on le scelle, on l’exporte en .docx ou en .pdf, on génère les courriers qui l’accompagnent. Et l’étude écrit là où elle écrit déjà : un volet Nota s’ouvre dans Microsoft Word — correcteur d’acte, dépôt en gestion documentaire, courrier.
Volet Nota — dans Microsoft Word
Dossier 2026-184 — venteapparié
Correcteur d’acteGénérer un courrierDéposer en GED
Le texte de l’acte ne quitte pas l’étude vers un modèle.
Aucune clause inventée : ce qui est proposé vient de la bibliothèque, porte sa version et cite sa base légale. Et le texte de l’acte ne quitte jamais l’étude vers un modèle.
Bibliothèque de modèles
Variables résolues depuis le dossier
Clauses versionnées
Base légale citée pour chaque clause
Quarante-six clauses au socle national
Projet d’acte, relecture, scellement
Comparaison de versions
Contrôle de cohérence du dossier
Génération .docx et .pdf
Courriers depuis un modèle de l’étude
Répertoire des actes
Volet Nota dans Microsoft Word
Référence du dossier dans le volet Word
Assistant IA agentique
Un assistant adossé au corpus juridique belge, qui cite ses sources ou dit qu’il n’en a pas.
On lui demande une pièce, une échéance, une comparaison de clauses, l’état d’avancement d’un dossier. Trois états ne se confondent jamais à l’écran : une réponse sourcée, un « rien trouvé », une recherche indisponible — parce qu’un notaire qui prend « rien trouvé » pour « rien n’existe » se trompe de conclusion. Chaque étude dispose de son quota d’usage, et le traitement a lieu dans l’Union européenne, sans rétention chez le fournisseur.
Aucun appel à un modèle ne peut partir d’ailleurs que de ce point, et chaque appel y laisse une trace — les refus compris.
Aucune donnée nominative ne part en clair : Veil™ pseudonymise avant tout appel à un modèle, et les données de santé ou judiciaires sont refusées plutôt que masquées.
Corpus juridique belge
Réponses sourcées
Avis « sans source légale »
Trois états jamais confondus
Recherche hybride sur dossiers et pièces
Veil™ — pseudonymisation déterministe
Veil™ — couche linguistique FR/NL
Veil™ — couche critique
Données sensibles refusées
Point de passage unique
Appels et refus journalisés
Quota d’IA par étude
Traitement en Union européenne
Mails connectés
La messagerie et l’agenda de l’étude, reliés en un clic — Microsoft 365 branché sur les échéances de l’acte.
Les messages se rangent par dossier, des brouillons de réponse sont proposés, et le volet Nota de Microsoft Outlook rattache le mail ouvert à son dossier, le verse comme pièce et prépare la réponse dans la fenêtre habituelle, le courrier sortant part de l’adresse de l’étude — celle que ses correspondants connaissent — et le calendrier reçoit les échéances du dossier. Le raccordement appartient à l’étude : c’est son annuaire, c’est elle qui l’enregistre, et le secret qui l’autorise est chiffré sous une clé qui lui est propre.
L’envoi reste une action humaine. Et la révocation est honnête : quand le fournisseur refuse de couper l’accès, l’écran le dit au lieu d’afficher un succès.
Microsoft 365
Courrier sortant depuis l’adresse de l’étude
Calendrier branché sur les échéances
Tri des messages par dossier
Brouillons de réponse proposés
Volet Nota dans Microsoft Outlook
Mail versé comme pièce du dossier
Activation par le seul administrateur
Révocation honnête
Agenda, tâches, échéanciers
Les délais arrivent d’eux-mêmes, avec leur base légale, et se calculent sur le calendrier belge.
Le moteur d’échéances se déclenche sur les faits du dossier — une pièce déposée, une signature, une formalité accomplie — et propose la date. Un membre de l’étude valide ou écarte. Le calculateur, lui, connaît les jours fériés belges et les fermetures de l’étude, et les échéanciers types par acte se modifient comme l’étude l’entend.
Un délai sans base légale ne se pose pas, et deux rendez-vous ne peuvent pas occuper le même créneau : la double réservation est refusée par la base, pas par l’écran.
Moteur d’échéances déclenché par les faits
Base légale exigée pour chaque délai
Calculateur de délais
Jours fériés belges
Fermetures de l’étude
Échéanciers types par acte, modifiables
Tâches réparties entre collaborateurs
Agenda et rendez-vous
Double réservation impossible
Créneaux libres proposés
Heures d’ouverture respectées
Rendez-vous privés protégés
Charge de l’équipe
Export de l’agenda personnel
Relances sur règles de l’étude
Validation avant chaque relance
Temps passé et chronomètre
Connecteurs vers les sources authentiques
Les données qui font foi viennent de là où elles font foi.
Registre national, cadastre, enregistrement, registre des titres : la création d’un dossier s’assiste depuis une carte d’identité, un courriel ou un document, et elle est toujours vérifiée avant enregistrement — une donnée proposée n’est jamais une donnée acquise.
Nota s’articule avec e-Notariat et les plateformes Fednot.
Registre national
Cadastre
Enregistrement
Registre des titres
e-Notariat
Plateformes Fednot
Création assistée, vérifiée avant enregistrement
Portail client de l’étude
Le client suit son dossier et dépose ses pièces, sans écrire trois fois la même chose.
Un espace en ligne restreint à ses propres dossiers : l’avancement, les pièces attendues, le dépôt. Ce qu’il dépose entre dans la gestion documentaire de l’étude par le même chemin qu’une pièce déposée au guichet — même chiffrement, même entrée au journal.
Le portail n’ouvre rien d’autre que les dossiers du client : ni le fonds documentaire de l’étude, ni le projet d’acte.
Espace restreint aux propres dossiers du client
Suivi d’avancement
Dépôt de pièces
Compagnon local
Une application de bureau légère, qui ne pilote que le matériel.
Lecture de la carte d’identité électronique, numérisation réseau, impression, fichiers désignés du poste. Elle ne fait rien d’autre, et c’est le point : tout ce qui relève du dossier reste dans la plateforme. Les appareils de l’étude apparaissent dans Nota, et la console du compagnon s’ouvre par un code affiché à l’écran.
Aucune donnée de dossier n'est stockée en local.
Lecture de carte eID
Numérisation réseau
Impression
Fichiers désignés du poste
Parc des appareils dans Nota
Console ouverte par un code
Boîtier passerelle d’étude
Un matériel fourni et exploité par LTC, raccordé au parc que l’étude possède déjà.
Multifonctions, partages de fichiers déclarés, écran de salle de signature : le boîtier fait le pont entre les appareils de l’étude et la plateforme, et LTC en garde l’exploitation — mise à jour comprise.
Aucune donnée de dossier lisible en local.
Multifonctions raccordés
Partages de fichiers déclarés
Écran de salle de signature
Exploité par LTC
Le socle
Il ne se range dans aucun module parce qu’il les traverse tous : ce qui décide qui entre, qui voit, qui peut, et ce qui reste écrit une fois que c’est fait.
Sécurité et conformité
Cloisonnement logique strict par étude (Row-Level Security), avec option d'instance dédiée pour les études qui l'exigent.
Le cloisonnement est appliqué dans la base, pas dans le code applicatif : un membre d’une autre étude n’obtient pas un refus d’affichage, il n’obtient rien.
Journal d’audit inaltérable
Export de preuve
Double authentification obligatoire
Mots de passe irréversiblement hachés
Verrouillage après échecs répétés
Limitation par adresse
Appareils connus
Hébergement européen
Trois sous-traitants exactement, tous européens, nommables sur demande
Référentiels et paramétrage
Une étude ne s’adapte pas au logiciel : ses listes, ses correspondants et son vocabulaire se règlent, et le néerlandais n’est pas une traduction posée après coup.
Chaque écriture du journal porte l’empreinte de la précédente et un numéro d’ordre sans trou : en modifier une rompt la chaîne, en retirer une ouvre un trou.
Les sept domaines métier
Ce que le dossier absorbe, au lieu de le renvoyer vers un classeur, un tableur ou un second logiciel.
Anti-blanchiment et bénéficiaires effectifs
Connaissance du client, vigilance, identification des bénéficiaires effectifs : les contrôles sont attachés au dossier, pas rangés dans un classeur à part.
Comptes de tiers et fonds clients
Suivi des fonds reçus pour compte de tiers, rapprochements, couverture d’un dossier avant son passage à « prêt à signer ».
Comptabilité générale et TVA
La comptabilité de l’étude et ses déclarations, tenues dans le même outil que les dossiers qui les alimentent.
Facturation électronique — Peppol
Émission et réception sur le réseau Peppol, obligatoire en Belgique entre assujettis depuis le 1er janvier 2026.
Barème, provisions et décomptes
Calcul du barème, appels de provision, décompte final : la donnée même qui conditionne le passage à « prêt à signer ».
Répertoire et formalités légales
Tenue du répertoire et suivi des formalités qui suivent la signature, jusqu’à l’état « formalités accomplies ».
Migration depuis les logiciels existants
La reprise des données fait partie de la mise en route : on ne démarre pas sur un dossier vide.
Le barème est versionné et simulable, les comptes de tiers tiennent leur grand livre des fonds, et les relevés bancaires CODA se rapprochent et se lettrent dans le même outil que les dossiers qui les alimentent.
La mise en route
Neuf étapes, un technicien dans l’étude, un procès-verbal signé au bout.
La reprise des dossiers du logiciel en place fait partie de la mise en route : on ne démarre pas sur un dossier vide, et personne ne ressaisit deux fois la même chose. Une étude qui préfère garder son outil le garde — Nota se branche à côté, et la bascule reste ouverte plus tard.
Cadrage de l’étude et des postes
Reprise des données du logiciel en place
Instance dédiée et hébergement européen
Référentiels, rôles et membres
Raccordement du matériel de l’étude
Modèles et clauses de l’étude
Recette avec l’étude, sur ses dossiers
Formation au programme convenu
Procès-verbal de mise en service, signé
Cette liste, sur vos dossiers.
Une démonstration dure une heure, dans l’étude : un dossier mené du premier contact à la clôture, la préparation d’un acte, et l’occasion de poser à Veil™ la question qui vous préoccupe.