Centre de confiance
Les pièces avant la parole.
Ce qui est publié se lit sans nous écrire. Ce qui ne l’est pas se demande par écrit, et arrive.
Aucune de ces pièces n’est conditionnée à un rendez-vous commercial, à une signature préalable, ou à une quelconque contrepartie. Cette page vaut synthèse : les engagements qu’elle énonce vivent dans le contrat et dans l’accord de traitement des données, et c’est là qu’ils deviennent opposables.
Les encadrés au sceau reprennent les formulations qui engagent LTC Group SRL, au mot près. Le reste les explique.
- Rôle au sens du RGPD
- Sous-traitant, article 28
- Hébergement
- Instance dédiée, hébergeur européen certifié ISO/IEC 27001, en France
- Transferts
- Aucun hors Espace économique européen
- Sous-traitants ultérieurs
- Trois, tous européens, nommables sur demande
Centre de confiance · Architecture
La chambre forte
Trois faits d’architecture. Ce sont les plus durs de la page, et ils sont écrits dans les termes qui engagent.
Le cloisonnement n’est pas une règle applicative.
Il est appliqué dans la base de données, sous la couche métier. Une étude ne peut pas voir les dossiers d’une autre, y compris si le code applicatif se trompe : la séparation n’est pas une politique que l’on interroge, c’est une frontière que le moteur refuse de franchir.
Formulation opposable
Cloisonnement logique strict par étude (Row-Level Security), avec option d'instance dédiée pour les études qui l'exigent.
Les pièces sont chiffrées, en mouvement comme au repos.
Les clés sont détenues par LTC Group SRL, jamais par un sous-traitant, jamais par un fournisseur de modèle.
Formulation opposable
Chiffrement systématique en transit et au repos (TLS 1.2+/1.3 ; AES-256).
Rien ne sort de l’Espace économique européen.
Ni les dossiers, ni les pièces, ni les sauvegardes, ni les appels au modèle. Le risque résiduel n’est pas passé sous silence : il est nommé et traité, et la formulation ci-dessous dit comment.
Formulation opposable
Aucun transfert de données hors EEE au sens des articles 44 et suivants du RGPD : tous les traitements ont lieu dans l'Union européenne. Le risque d'accès par une autorité d'un pays tiers, inhérent au recours à un fournisseur soumis à une législation extraterritoriale, est traité frontalement : pseudonymisation systématique en amont (Veil™), absence de rétention des données d'inférence, chiffrement avec clés détenues par LTC, et clauses contractuelles types (SCC 2021/914) en garantie résiduelle.
Veil™Aucun appel à un modèle ne peut partir d’ailleurs que d’un point de passage unique. Chaque appel y est journalisé, les refus aussi. Le pipeline, couche par couche
Centre de confiance · Pseudonymisation
Veil™, couche par couche
En bref
Aucune donnée nominative ne quitte l’étude en clair. Veil™ pseudonymise avant tout appel à un modèle, et c’est le seul chemin de sortie.
Trois couches s’enchaînent, toujours dans cet ordre, et chacune peut arrêter l’envoi. Les données sensibles (santé, judiciaire) ne sont pas masquées : elles sont refusées. Un masquage se contourne, un refus non.
| La couche | Ce qu’elle fait | Ce qu’elle ne fait pas |
|---|---|---|
| C1 · déterministe | Substitue les entités qu’une règle reconnaît sans ambiguïté : identités, numéros, adresses, références de dossier. | Elle n’est jamais révocable par l’utilisateur. |
| C2 · linguistique | Reprend ce que la règle ne voit pas, en français et en néerlandais, sur les deux langues de l’acte. | Elle ne décide pas seule d’un envoi : ses détections sont confirmées. |
| C3 · critique | Relit le résultat des deux premières et tranche les cas que ni la règle ni la langue n’ont fermés. | Elle ne remplace ni C1 ni C2 : elle les arbitre. |
| Données sensibles | Santé, judiciaire : le pipeline refuse l’envoi. | Il ne tente pas de les masquer pour passer quand même. |
La qualification juridique
Formulation opposable
La pseudonymisation opérée par Veil™ relève de l'article 4(5) du RGPD, pas de l'anonymisation. Les données pseudonymisées par Veil demeurent des données à caractère personnel au sens du RGPD (considérant 26). Le fournisseur d'inférence est donc traité comme sous-traitant ultérieur, sous accord article 28, et non comme destinataire de données anonymisées.
La table de correspondance
C’est la pièce qui permettrait de remonter aux valeurs d’origine. Elle ne quitte jamais notre infrastructure, et ne survit pas à la session.
Formulation opposable
La table de correspondance réside en mémoire vive, dans l'infrastructure de LTC : elle n'est jamais transmise au modèle. Les valeurs originales y sont chiffrées (AES-256-GCM, clé de session éphémère) et la table est détruite en fin de session. Le durcissement mémoire de l'instance pilote figure au plan d'action avant la mise en production.
La couche linguistique
Formulation opposable
Modèles spaCy open source standards, en français et en néerlandais. L'affinage notarial est planifié, sur un corpus propriétaire constitué et annoté avec les études pilotes, hors données de production.
La couche critique
Formulation opposable
La couche C3 fait l'objet d'une activation jalonnée sur le pilote (quatrième trimestre 2026 – premier trimestre 2027). En son absence, le pipeline fonctionne en mode seuils durcis : les détections déterministes sont substituées d'office et ne sont pas révocables par l'utilisateur ; les entités issues de la seule couche statistique sont soumises à confirmation de l'utilisateur avant tout envoi.
La mesure des fuites
Formulation opposable
Mesuré en continu ; métriques de rappel étendues au jalon pilote.
Centre de confiance · Sous-traitance
La chaîne de sous-traitance
En bref
Trois sous-traitants ultérieurs, tous européens, nommables sur demande. Jamais plus.
La longueur d’une chaîne de sous-traitance est le meilleur indicateur de ce qu’un éditeur maîtrise réellement. La nôtre en compte trois, et nous les tenons pour tels : sous accord article 28, dans le périmètre européen, et ils ne changent qu’avec préavis.
| Le maillon | Ce qu’il exécute | Où | Le cadre |
|---|---|---|---|
| L’hébergeur | Il exploite l’instance dédiée à Nota : la base, les pièces chiffrées, les sauvegardes. | Union européenne | Accord article 28. Hébergeur européen certifié ISO/IEC 27001. |
| La plateforme d’inférence | Elle achemine les appels au modèle, en inférence sans rétention. | Union européenne | Accord article 28. Aucune donnée d’inférence conservée. |
| Le modèle | Il répond, toujours après passage par Veil™, jamais sur des données nominatives en clair. | Union européenne | Accord article 28. Sous-traitant ultérieur au sens du RGPD. |
Formulation opposable
La liste nominative des sous-traitants ultérieurs est communiquée à l'Étude, annexée au DPA, avec notification préalable de tout changement et droit d'objection de trente jours.
Ce qui n’allonge pas cette chaîne : le connecteur bureautique (Microsoft 365 appartient à l’étude, il est là avant Nota, et son activation relève du seul administrateur de l’étude) ; le boîtier passerelle, fourni et exploité par LTC Group SRL ; le réseau notarial sécurisé, qui est un conduit et non un sous-traitant.
Demander la liste nominativeCentre de confiance · Sécurité
Les faits de sécurité
En bref
Neuf lignes, toutes reprises au contrat. Une mesure qui ne figure pas au contrat n’est pas une mesure : c’est une intention.
| Le fait | L’engagement |
|---|---|
| Hébergement | Instance dédiée à Nota, chez un hébergeur européen certifié ISO/IEC 27001, en France. |
| Disponibilité | Disponibilité de la plateforme de 99,5 %, engagée au contrat. |
| Double authentification | Par code temporaire. Obligatoire pour les administrateurs, activable pour tous les membres de l’étude. |
| Mots de passe | Irréversiblement hachés selon l’état de l’art. Aucun mot de passe n’est lisible, ni par nous, ni par personne. |
| Verrouillage | Le compte se verrouille après une série d’échecs, et les tentatives sont limitées par adresse d’origine. |
| Appareils connus | Une connexion depuis un appareil que l’étude n’a jamais vu est signalée à ses administrateurs. |
| Journal d’audit | Inaltérable, consultable par l’étude, exportable comme pièce. Rétention de douze mois glissants par défaut, paramétrable jusqu’à trente-six mois. |
| Sauvegardes | Chiffrées, quotidiennes, à rétention de trente-cinq jours. Les restaurations sont réellement testées. |
| Point de passage unique | Aucun appel à un modèle ne peut partir d’ailleurs que du point de passage de Veil™. Chaque appel est journalisé, les refus aussi. |
Centre de confiance · Droits des personnes
Les droits des personnes
En bref
Les personnes exercent leurs droits auprès de l’étude. Nota les outille ; LTC Group SRL ne répond jamais à leur place.
Une demande qui nous parvient directement est transmise à l’étude sans délai, et sans réponse de notre part : nous n’avons pas qualité pour y répondre. L’assistance à l’exercice des droits est prévue au contrat et outillée dans la plateforme ; chaque geste qu’elle exige laisse sa trace au journal d’audit, ce qui permet à l’étude de prouver qu’elle a répondu.
| Le droit | Le fondement | Comment il s’exerce dans Nota |
|---|---|---|
| Accès | Article 15 | L’étude retrouve dans Nota tout ce qui concerne la personne (dossiers, pièces, correspondance) par la recherche plein texte et sémantique. |
| Rectification | Article 16 | Les fiches de parties et de biens restent corrigibles après création, et chaque correction laisse sa trace au journal d’audit. |
| Effacement | Article 17 | Exécuté par l’étude, sous réserve des obligations de conservation qui pèsent sur le notaire au titre de sa fonction. |
| Limitation | Article 18 | Le dossier se gèle à l’étape où il se trouve : les traitements ultérieurs cessent sans que la pièce disparaisse. |
| Portabilité | Article 20 | Export en format ouvert, à la demande de l’étude, sans passer par un développement spécifique. |
| Opposition | Article 21 | L’étude arbitre au regard de la finalité qu’elle poursuit ; nous n’avons aucune finalité propre à opposer. |
Centre de confiance · Conservation
Les durées de conservation
En bref
L’étude fixe les durées. Nous ne gardons rien plus longtemps qu’elle ne le décide.
Les durées de conservation des documents sont paramétrables par étude, par type de pièce. Les durées ci-dessous sont celles que LTC Group SRL tient en propre, en qualité de sous-traitant, pour faire fonctionner et prouver le service.
| La donnée | La durée | Le point de départ |
|---|---|---|
| Dossiers, pièces et documents | Fixée par l’étude, paramétrable par type de document | La clôture du dossier |
| Journal d’audit | Douze mois glissants par défaut, jusqu’à trente-six mois | L’inscription de l’événement |
| Sauvegardes chiffrées | Trente-cinq jours | La prise de la sauvegarde |
| Table de correspondance de Veil™ | La session, et rien de plus | L’ouverture de la session |
| Données soumises au fournisseur d’inférence | Aucune rétention | Sans objet |
| Comptes et appareils connus | La durée du contrat | La résiliation |
| Export de fin de contrat | Soixante jours | La résiliation |
Centre de confiance · Incident
La conduite en cas d’incident
En bref
Vous êtes prévenu sous vingt-quatre heures, avec la pièce qui le prouve.
Un incident de sécurité est qualifié dès son constat, puis notifié à l’étude sous vingt-quatre heures. La notification à l’autorité de contrôle, elle, appartient à l’étude : elle est responsable du traitement, elle seule peut apprécier le risque pour les personnes, et elle dispose pour cela des délais légaux. Nous lui remettons ce qu’il lui faut pour décider (la nature de l’événement, les catégories de données concernées, les mesures prises) et l’export du journal d’audit, qui vaut pièce.
Le journal d’audit est inaltérable : il ne peut être ni modifié ni effacé, pas même par un administrateur de l’étude, pas davantage par nous. C’est ce qui lui donne sa valeur probante le jour où il faut établir ce qui s’est réellement passé.
Centre de confiance · Réversibilité
La réversibilité
En bref
Vos données repartent en format ouvert, soixante jours après la résiliation.
L’export porte sur l’ensemble : dossiers, parties, biens, pièces, répertoire des actes, écritures comptables, journal d’audit. Il est produit dans des formats ouverts et documentés, lisibles sans Nota, et il est prévu au contrat, pas négocié au moment du départ.
La réversibilité commence d’ailleurs avant la sortie. Une étude peut faire tourner Nota à côté du logiciel qu’elle garde, sans double saisie : c’est l’une des deux formules, et l’on passe de l’une à l’autre en cours de contrat. Un éditeur qui accepte la coexistence accepte, par construction, de rester comparable.
Centre de confiance · Règlement (UE) 2024/1689
Le règlement européen sur l’intelligence artificielle
En bref
Un système d’IA à risque limité. Aucune décision automatisée, jamais.
Formulation opposable
Nota est un système d'IA à risque limité au sens du règlement (UE) 2024/1689, soumis aux obligations de transparence de l'article 50. Il n'entre pas dans le champ de l'annexe III point 8, qui vise l'assistance aux autorités judiciaires dans l'interprétation du droit et l'application de la loi à des faits : Nota n'intervient ni dans une décision juridictionnelle ni dans l'exercice de la puissance publique, et ne produit aucune décision automatisée.
Ce qui en découle pour l’étude : l’utilisateur sait toujours qu’il s’adresse à un système d’IA ; chaque réponse est sourcée, et l’avis « sans source légale » s’affiche quand il n’y en a pas ; trois états ne se confondent jamais (réponse sourcée, rien trouvé, recherche indisponible) ; chaque action est inscrite au journal d’audit ; et le franchissement des points de contrôle du dossier reste un geste humain.
Littératie en matière d’IA · article 4
La formation à la prise en main fait partie de la mise en route et conditionne le passage en production. Elle est une obligation, pas une option : un outil que l’on ne sait pas relire n’est pas un outil, c’est un risque.
L’accompagnementCentre de confiance · RGPD
Qui décide, qui exécute
En bref
L’étude décide. LTC Group SRL exécute, sur instructions documentées, en qualité de sous-traitant.
L’étude est responsable du traitement : elle décide des finalités et des moyens. LTC Group SRL agit sur ses instructions documentées, en qualité de sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD, sous accord de traitement signé avant tout accès à une donnée. Nous n’avons aucune finalité propre sur les données de l’étude : ni statistique, ni commerciale, ni d’entraînement.
Nota ne produit aucune décision automatisée, ne donne aucun conseil juridique, ne signe jamais à la place du notaire et ne remplace aucun registre institutionnel.
La position, écrite
Formulation opposable
Les conditions de l'article 37.1 du RGPD ne sont pas réunies : LTC n'est pas un organisme public, n'exerce pas de suivi régulier et systématique à grande échelle, et ne traite pas à grande échelle, pour son compte propre, de données relevant des articles 9 et 10. LTC n'a donc pas désigné de délégué à la protection des données. Le référent protection des données est un point de contact interne, pas un DPO au sens des articles 37 à 39 ; le cumul de ce rôle avec la responsabilité technique est susceptible de soulever une question de conflit d'intérêts au regard de l'article 38.6. La désignation sera réévaluée à l'entrée en production.
Centre de confiance · Évaluation externe
L’évaluation d’un tiers
Le dossier de conformité qui suit a été soumis à un organisme extérieur. Voici sa note, son échelle, et ce qu’il en dit, sans retouche.
3,8 / 4
Fort et bien documenté
« l’un des dossiers de conformité les plus complets et les plus spécifiques au secteur »
Privanot vzw, 10 septembre 2026
| Le critère | La note |
|---|---|
| Contrats et rôles au sens du RGPD | 4 / 4 |
| Sécurité : mesures techniques et organisationnelles | 4 / 4 |
| Usage des données, localisation et transferts internationaux | 4 / 4 |
| Risque IA, supervision humaine et cadre du règlement européen | 4 / 4 |
| Confidentialité, minimisation et secret professionnel | 4 / 4 |
| Gouvernance et maturité du fournisseur | 3 / 4 |
Note attribuée selon la méthodologie de Privanot vzw : une évaluation sur pièces, menée sur six critères et leurs sous-critères, chacun noté de 0 à 4 : le score global est la moyenne de l’ensemble des sous-critères. Elle porte sur le dossier de conformité et les engagements qu’il consigne, pièces à l’appui ; les documents soumis sont ceux de la rubrique suivante.
Centre de confiance · Le dossier
Le dossier de conformité
En bref
Trois pièces se lisent d’un clic. Neuf autres se remettent nominativement, sans contrepartie.
Publiées, et opposables
| La pièce | Ce qu’elle porte | Accès |
|---|---|---|
| Conditions générales | Le contrat-cadre : objet, durée, obligations réciproques, responsabilité, résiliation et réversibilité. | Lire la pièce |
| Accord de traitement des données | L’accord article 28 : finalités, catégories de données, mesures de sécurité, sous-traitants ultérieurs, sort des données en fin de contrat. | Lire la pièce |
| Politique de confidentialité | Les traitements propres au site et à la relation commerciale, distincts de ceux opérés pour le compte de l’étude. | Lire la pièce |
Remises sur demande écrite
Ces neuf pièces se remettent plutôt qu’elles ne se publient. C’est une question de proportionnalité : elles décrivent une installation, s’adressent à une fonction précise, et se lisent avec la personne à qui elles sont destinées. Sous accord de confidentialité si l’étude le souhaite.
| La pièce | À qui elle s’adresse |
|---|---|
| Description technique de la plateforme | Le directeur informatique de l’étude, ou l’auditeur qu’elle mandate. |
| Note de sécurité | Qui veut le détail des mesures techniques et organisationnelles derrière le tableau ci-dessus. |
| Registre des traitements : article 30 | Le délégué à la protection des données, côté sous-traitant. |
| Analyse d’impact : article 35 | Le délégué à la protection des données, avec les mesures d’atténuation retenues. |
| Guide de l’administrateur | Qui tiendra les rôles, les droits, la journalisation et le parc de l’étude. |
| Fiche : entraînement des modèles | Qui doit établir ce qui sert, ou non, à entraîner un modèle, et pour combien de temps. |
| Fiche : localisation des traitements | Qui doit tracer chaque étape, du navigateur de l’étude jusqu’au modèle. |
| Politique interne d’usage de l’intelligence artificielle | Qui veut savoir ce que LTC s’autorise à soumettre à un modèle, en interne. |
| Liste nominative des sous-traitants ultérieurs | L’étude, le conseil, le délégué : trois noms, leur rôle, leur région. |
Centre de confiance · Écrire
Demander une pièce
Indiquez l’étude, la fonction du destinataire et la pièce souhaitée. Nous répondons en jours ouvrés belges, et la pièce part par courriel, nominativement.
- Éditeur
- LTC Group SRL
- BCE
- 1036.831.317
- Siège
- Rue du Noir Jambon 13, 7830 Thoricourt
- Écrire
- contact@serenotaire.be