Le notariat belge et le numérique : où en est-on vraiment

Le notariat belge n’est pas en retard sur le numérique : il est numérisé par morceaux. Les plateformes de la profession tournent, l’acte authentique électronique a sa base légale, et la facturation électronique structurée est devenue une obligation datée. Ce qui fait défaut n’est presque jamais un outil ; c’est la couture entre les outils. Voici l’état des lieux — les chiffres, les plateformes, les échéances légales et les questions à poser — écrit pour qui signe ou rédige, pas pour qui code.

Combien d’études, combien de notaires ? Le marché belge en chiffres

La profession se compte précisément. Dans le millésime 2024 de sa publication Le notariat en chiffres, Fednot recense :

Ce que compte le notariat belge	Nombre
Études	1 095
Notaires	1 788
Collaborateurs	8 345

Une étude compte donc en moyenne un peu plus de 1,6 notaire et un peu plus de neuf personnes au total. Autrement dit : l’acheteur de logiciel du notariat belge est une petite entreprise, sans direction informatique, où la personne qui arbitre un choix technique est aussi celle qui reçoit les clients l’après-midi. Tout le reste découle de cette contrainte : un dispositif qui suppose un administrateur système à demeure ne sera pas déployé ; un dispositif qui suppose que personne ne pose de question ne sera pas signé.

Quelles plateformes numériques une étude belge utilise-t-elle déjà ?

Le socle institutionnel existe, il est mutualisé, et il ne se remplace pas : il se relie. Sans prétendre à l’exhaustivité, voici ce qui structure le quotidien.

Ce que porte la plateforme	À quoi elle sert
Le réseau et le portail de la profession	l’identification des membres et l’accès sécurisé aux services notariaux
La banque des actes notariés	le dépôt et la conservation électronique des actes reçus sous forme dématérialisée
Les registres centraux (testaments, contrats de mariage)	l’inscription et l’interrogation obligatoires avant liquidation ou rédaction
L’enregistrement électronique des actes	la transmission à l’administration fiscale sans navette papier
La plateforme de ventes publiques en ligne	les enchères immobilières conduites par le notaire
Le coffre-fort numérique du citoyen	la mise à disposition des documents au client, en dehors de la boîte mail

S’y ajoutent les sources publiques que toute étude consulte : Banque-Carrefour des Entreprises, Registre UBO, Registre national, documentation patrimoniale et publicité hypothécaire.

Un constat s’impose : ces plateformes sont des destinations. Elles reçoivent et restituent, mais aucune ne tient le dossier lui-même — ni les parties, ni les pièces, ni les délais, ni les fonds de tiers. Ce travail-là reste celui du logiciel de l’étude, et c’est là que se joue la différence entre une étude qui ressaisit et une étude qui ne ressaisit pas.

Facturation électronique Peppol : qu’est-ce qui change pour un notaire ?

C’est l’échéance la plus concrète, parce qu’elle est datée et qu’elle ne se négocie pas.

Peppol, en une phrase de non-informaticien. C’est au document comptable ce que le réseau postal est au courrier : un réseau d’acheminement doublé d’un format commun. La facture n’y voyage pas en PDF joint à un courriel, mais sous forme d’un fichier structuré — c’est-à-dire un fichier dont chaque donnée (numéro d’entreprise, base imposable, taux, échéance) occupe une case identifiée, lisible par le logiciel du destinataire sans qu’un être humain la retape. On émet et on reçoit via un point d’accès, exactement comme on relève sa boîte aux lettres à une adresse déclarée.

L’obligation belge. La loi du 6 février 2024 a inséré dans le Code de la TVA l’obligation, entre assujettis établis en Belgique, d’émettre et de recevoir des factures électroniques structurées. Elle est entrée en vigueur le 1er janvier 2026. Les marchés publics l’imposaient déjà, par étapes, depuis 2022.

En quoi une étude est concernée. À double titre.

• Comme destinataire. Tous ses fournisseurs assujettis belges lui adressent désormais des factures structurées. Une étude qui n’est pas joignable sur le réseau reçoit mal ce qui lui est dû d’être envoyé.
• Comme émetteur. Les honoraires notariaux sont soumis à la TVA en Belgique depuis 2012. Les factures adressées à un client professionnel assujetti belge entrent donc dans le champ. En revanche, le décompte remis à un particulier n’est pas une facture au sens de l’obligation : la relation avec les personnes physiques agissant à titre privé reste hors champ.

Ce qu’il faut vérifier, en pratique. Que l’étude est enregistrée et joignable sur le réseau sous son numéro d’entreprise ; que le format émis est bien la version structurée attendue et non un PDF encapsulé ; que les factures entrantes arrivent dans la comptabilité et non dans une boîte aux lettres surveillée par personne. Un dernier point, à poser au comptable de l’étude plutôt qu’à son fournisseur de logiciel : une déduction fiscale majorée temporaire a été prévue pour les PME au titre des frais liés à la facturation électronique.

L’horizon. Le paquet européen dit TVA à l’ère numérique, adopté en 2025, étendra la facturation électronique aux opérations intracommunautaires entre assujettis à partir de 2030, avec déclaration à l’administration. Ce qui est mis en place aujourd’hui n’est donc pas un régime transitoire : c’est la première marche.

Combien de temps faut-il conserver quoi ?

C’est la question qui revient le plus souvent, et celle sur laquelle la réponse « le plus longtemps possible, on ne sait jamais » coûte le plus cher — elle est contraire au RGPD, et elle transforme le serveur de l’étude en gisement de données qu’on ne sait plus justifier.

Ce que l’on conserve	Combien de temps	Sur quel fondement
La minute de l’acte	sans terme : le notaire en est le dépositaire	loi de ventôse an XI
Le répertoire des actes	sans terme, avec les minutes	même fondement
Les minutes les plus anciennes	versement aux Archives de l’État après septante-cinq ans	législation sur les archives
Livres, factures et documents en matière de TVA	dix ans	Code de la TVA
Comptabilité de l’étude	sept ans	Code de droit économique
Pièces d’identification et documents anti-blanchiment	dix ans après la fin de la relation d’affaires	loi du 18 septembre 2017
Le reste des données à caractère personnel	pas plus longtemps que nécessaire à la finalité	RGPD, article 5.1.e

La ligne intéressante est la dernière, parce qu’elle contredit toutes les autres en apparence. Elle ne les contredit pas : la conservation perpétuelle de l’acte est une obligation légale au sens de l’article 6.1.c du RGPD, et une obligation légale est une base de traitement parfaitement solide. Ce qui n’est pas couvert, c’est tout ce qui gravite autour de l’acte sans en faire partie : projets abandonnés, courriels d’instruction, pièces d’identité scannées « au cas où », copies de dossiers dans des dossiers partagés.

Le travail réel, pour une étude, n’est donc pas de choisir une durée. C’est de trier ce qui est minute, ce qui est pièce justificative et ce qui est document de travail, puis d’écrire cette politique une fois et de la faire appliquer par l’outil plutôt que par la mémoire des collaborateurs. Nous détaillons cette mécanique dans notre centre de confiance.

L’intelligence artificielle dans une étude : où en est le droit ?

Le cadre existe désormais, et il est moins effrayant qu’on ne le dit — à condition de savoir où l’on se situe.

Le règlement (UE) 2024/1689 sur l’intelligence artificielle est entré en vigueur le 1er août 2024 et déploie ses obligations par étapes depuis le 2 février 2025. Il classe les systèmes par niveau de risque. Deux points méritent l’attention d’un juriste :

1. L’annexe III, point 8, qui vise le haut risque, concerne les systèmes destinés à assister une autorité judiciaire dans l’interprétation des faits et du droit. Une étude qui rédige un acte n’exerce pas cette fonction ; un assistant de rédaction n’entre pas mécaniquement dans cette catégorie. La qualification dépend toutefois de l’usage réel, pas de l’étiquette commerciale.
2. L’article 50 impose la transparence : la personne doit savoir qu’elle interagit avec un système d’intelligence artificielle, et le contenu généré doit pouvoir être identifié comme tel.

Mais l’obstacle véritable, pour une étude, n’est pas le règlement IA. C’est l’article 458 du Code pénal. Adresser le texte d’un projet d’acte à un modèle exploité par un tiers, c’est communiquer à ce tiers des informations couvertes par le secret professionnel, et lui confier un traitement au sens de l’article 28 du RGPD. La question n’est pas « l’outil est-il performant » mais :

• Où le calcul a-t-il lieu, et sous quel droit ?
• Qu’est-ce qui identifie une personne dans ce qui quitte l’étude ?
• Que conserve le fournisseur, et pendant combien de temps ?
• Qui figure dans la chaîne de sous-traitance, et le contrat les nomme-t-il ?

À quoi s’ajoute une exigence de méthode que le droit n’impose pas mais que le métier impose : une réponse sans source n’a aucune valeur pour un notaire, puisque c’est lui qui signe. Un assistant juridique utile cite l’article, ou déclare franchement qu’il n’a rien trouvé — ces deux états ne se confondent jamais.

C’est la ligne que nous avons suivie en concevant Nota : Veil™ pseudonymise avant tout appel à un modèle, les données sensibles font l’objet d’un refus plutôt que d’un masquage, et l’assistant affiche ses sources ou dit qu’il n’en a pas. Le raisonnement complet est publié sur notre page souveraineté.

Le vrai chantier n’est pas l’outil, c’est la couture entre les outils

Une étude belge dispose aujourd’hui d’un logiciel notarial, d’une messagerie, d’un agenda, d’un accès aux plateformes de la profession, d’une comptabilité et d’un espace de stockage. Six systèmes, au bas mot. Le coût caché ne vient d’aucun d’entre eux : il vient de ce que la même donnée — un nom, une date de compromis, un numéro de compte — y est saisie plusieurs fois, et diverge dès la première correction.

D’où une grille de lecture utilisable avec n’importe quel fournisseur, y compris celui que l’étude a déjà :

• La donnée saisie une fois voyage-t-elle, ou faut-il la retaper ailleurs ?
• L’échéance calculée cite-t-elle sa base légale, ou est-elle posée à la main ?
• Le journal d’audit est-il exportable par l’étude elle-même, sans passer par le support du fournisseur ?
• Que récupère-t-on le jour où l’on part, dans quel format, et sous quel délai ?
• Combien de sous-traitants ultérieurs interviennent, et sont-ils nommés au contrat ?

Ces cinq questions ne coûtent rien à poser et elles trient les réponses très vite. Elles valent aussi bien pour un renouvellement que pour un changement. Nous répondons aux nôtres dans la foire aux questions et, pour la conduite d’un déploiement, sur la page accompagnement.

Par où commencer, concrètement

Dans cet ordre, parce qu’il va du daté vers le structurel.

1. Mettre Peppol en ordre. C’est la seule échéance qui porte une date passée. Vérifier l’adressage, le format et l’arrivée effective des factures entrantes.
2. Écrire la politique de conservation. Une page suffit : ce qui est minute, ce qui est pièce, ce qui est document de travail, et la durée de chacun.
3. Faire l’inventaire des endroits où vit une donnée de dossier. La liste est presque toujours plus longue que prévu, et elle constitue à elle seule le cahier des charges du chantier suivant.
4. Poser les cinq questions ci-dessus à son fournisseur actuel avant d’en consulter un autre. Une bonne réponse évite un déménagement.

Le numérique du notariat belge n’attend pas une révolution. Il attend que les pièces existantes tiennent ensemble, avec une trace de qui a fait quoi et une base légale derrière chaque délai.

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Nota est le logiciel notarial complet des études belges : dossiers, rédaction, échéances, comptes de tiers, gestion documentaire et assistant juridique, avec un cloisonnement par étude appliqué dans la base et un hébergement européen. Il s’articule avec e-Notariat et les plateformes Fednot. Le périmètre est décrit sur la page plateforme, les conditions sur la page tarifs.

Pour le voir fonctionner sur un dossier plutôt que sur une brochure, demandez une démonstration.