Wat een notaris
echt vraagt.
40 antwoorden, ingeklapt. Filter op wie u bent, zoek uw vraag, open de uwe.
Elk antwoord verwijst naar de pagina die het verder uitwerkt, en heeft zijn eigen link: u kunt er één enkele naar uw adviseur sturen. Als uw vraag hier niet tussen staat, stelt u ze per e-mail: wij antwoorden schriftelijk.
Veelgestelde vragen · Repertoriumii
U bent
Rubriek
40 vragen
Het product
Vervangt Nota mijn huidige software?
Naar keuze, en dat is de enige formulevraag die zich stelt: het kantoor schakelt zijn notariële software over naar Nota, of het laat Nota draaien naast de software die het behoudt. Men kan tijdens het contract van de ene naar de andere overstappen, zonder van nul te herbeginnen.
In beide gevallen is het geleverde platform hetzelfde, volledig.
Moet men zijn modules kiezen?
Nee. De tien modules en de zeven vakdomeinen zijn standaard inbegrepen: een kantoor dat tekent, ontvangt het volledige platform.
Dossiers, opstellen van akten, documentbeheer, termijnen, derdenrekeningen, referentiekaders, beveiliging: er hoeft niets te worden aangevinkt, er komt zes maanden later niets extra bij.
Hoe ziet een werkdag eruit in Nota?
« Mijn dag » opent het dagelijkse overzicht: mijn dossiers, mijn taken, de naderende termijnen, de activiteit van het kantoor. Het commandopalet opent via het toetsenbord en leidt naar elk dossier, elke partij of elk goed zonder de handen van het toetsenbord te halen.
De checklists van stukken worden ingevuld per type akte, en de levenscyclus van het dossier vergrendelt de volgende stap zolang aan een voorwaarde niet is voldaan.
Hoe wordt een akte opgesteld?
Vanuit de modellenbibliotheek: de variabelen worden automatisch ingevuld op basis van het dossier, en de geversioneerde clausules vermelden elk hun wettelijke basis. Eén regel houdt het hele bouwwerk overeind: geen enkele verzonnen clausule.
Het ontwerp wordt herlezen, versie per versie vergeleken, geëxporteerd en vervolgens bezegeld. Het repertorium van de akten behoudt zijn doorlopende nummering zonder hiaten, zelfs bij gelijktijdige toegang.
Kan men werken vanuit zijn tekstverwerker en e-mailprogramma?
Ja. Een Nota-taakvenster opent in Microsoft Word: aktecorrector, deponeren in het documentbeheer, briefwisseling, zonder dat de tekst van de akte het kantoor ooit verlaat naar een model.
Het e-mailprogramma en de agenda van het kantoor worden in één klik gekoppeld: Microsoft 365 aangesloten op de termijnen van de akte, met een eerlijke intrekking: die de waarheid zegt wanneer de provider weigert.
Beheert Nota de derdenrekeningen en de boekhouding?
Ja, in hetzelfde dossier: derdenrekeningen en grootboek van de fondsen, afrekeningen, facturen, dubbele boekhouding, CODA-bankafschriften en afpunting.
Het wettelijke barema is geversioneerd, en de kostensimulator steunt hierop in plaats van op een rekenblad dat van jaar tot jaar wordt overgenomen.
Hoe worden de termijnen berekend?
De termijnenmotor treedt in werking op basis van de feiten van het dossier, en elke termijn vereist zijn wettelijke basis: een termijn zonder wettekst wordt niet aangemaakt. De calculator houdt rekening met Belgische feestdagen en sluitingsdagen van het kantoor.
Wat de agenda betreft, is dubbele boeking onmogelijk: de garantie is verankerd in de database, niet in het scherm.
Werkt de tool in het Nederlands?
Dossiers, stukken en akten kunnen zowel in het Frans als in het Nederlands worden behandeld: de thesaurus van het kantoor is tweetalig, en de taallaag van Veil™ herkent beide talen.
De zoekfunctie werkt in beide talen, in volledige tekst en op betekenis.
Sluit Nota aan op de platformen van het Belgisch notariaat?
Nota sluit aan op e-Notariaat en de Fednot-platformen.
Het repertorium en de formaliteiten worden in het dossier zelf opgevolgd, tot de statussen « formaliteiten vervuld » en vervolgens « afgesloten »: de opvolging gebeurt niet daarnaast, in een tabel die niemand heropent.
Geeft Nota juridisch advies?
Nee. Nota geeft geen enkel juridisch advies en vervangt geen enkel institutioneel register.
De assistent werkt op uw stukken en op het Belgisch juridisch corpus: hij vindt terug, vergelijkt, stelt een kladversie op. Het recht blijft de verantwoordelijkheid van wie ervoor instaat.
De overgang en de overname
Wat gebeurt er met mijn gegevens en dossiers uit de huidige software?
Ze worden overgenomen: de dossiers en hun stukken, vanuit de bestaande software of een spreadsheetexport. De omvang wordt samen met het kantoor vastgelegd, eerst proefgeladen, vervolgens afgestemd en ondertekend vóór de ingebruikname: men start niet met een leeg dossier.
Er wordt niets verwijderd bij uw huidige softwareleverancier: de overname leest, ze wist niet. Ze wordt apart becijferd in de offerte, nooit gaandeweg ontdekt.
Ben ik verplicht om alles in één keer over te zetten?
Nee: dat is precies wat co-existentie vermijdt. Nota sluit aan naast de bestaande software, het kantoor behoudt zijn tool, en de overgenomen dossiers besparen dubbele invoer.
Een kantoor begint vaak met één type akte of met één team, en schakelt de rest over op de dag dat het daartoe beslist: de overstap van de ene formule naar de andere gebeurt tijdens het contract.
Hoeveel tijd neemt de installatie in beslag, en wie leidt het team op?
De opstart volgt negen stappen: kwalificatie, overeenkomst en verwerkersovereenkomst ondertekend, provisioning, voorbereiding van het materiaal in het atelier, interventie ter plaatse met ondertekend proces-verbaal, configuratie, overname van gegevens, opleiding, ingebruikname.
Drie daarvan zijn blokkerend, waaronder de opleiding: er wordt niet in productie genomen zonder de opleiding. Ze wordt gegeven door het team van LTC, in het notariskantoor, en opvolging is voorzien na zeven en na dertig dagen.
Moeten mijn cliënten iets installeren?
Nee. Een browser volstaat: de cliëntenruimte van het kantoor opent online, zonder te downloaden software.
De medewerkers werken op dezelfde manier: geen enkele installatie op de werkstations van het kantoor, behalve het Microsoft Word-taakvenster en de lokale companion die de apparatuur aanstuurt.
Wie antwoordt er als het vastloopt op een vrijdag om 17 uur, vóór een ondertekening?
De ondersteuning van LTC, bereikbaar tijdens de Belgische kantooruren, een vrijdag om 17 uur hoort daarbij. De schriftelijke verbintenis is een eerste antwoord binnen vier kantooruren, en een lopende ondertekeningsafspraak krijgt voorrang.
Het is geen anonieme hotline: het team dat antwoordt, is het team dat het kantoor heeft geïnstalleerd en dat zijn machinepark kent.
Wat gebeurt er als u verdwijnt?
U vertrekt met uw gegevens: de omkeerbaarheid staat in de overeenkomst, met een volledige export in een open formaat, beschikbaar zestig dagen na het einde van de relatie.
De akten en brieven zijn al .docx- en .pdf-bestanden, leesbaar zonder Nota, en het auditlogboek kan worden geëxporteerd als bewijsstuk. Het is geen belofte van goede wil, het is een contractclausule.
De gegevens en de AVG
Waar worden de gegevens van het kantoor gehost?
Op een dedicated instance, bij een Europese hostingprovider gecertificeerd volgens ISO/IEC 27001. Het kantoor installeert geen server of database: Nota opent in een browser.
Systematische versleuteling in transit en at rest (TLS 1.2+/1.3; AES-256).
Verlaten deze gegevens de Europese Unie?
Geen enkele gegevensoverdracht buiten de EER in de zin van de artikelen 44 e.v. AVG: alle verwerkingen vinden plaats binnen de Europese Unie. Het risico op toegang door een autoriteit van een derde land, inherent aan het beroep op een leverancier die onderworpen is aan extraterritoriale wetgeving, wordt rechtstreeks aangepakt: systematische pseudonimisering vooraf (Veil™), geen bewaring van inferentiegegevens, versleuteling met sleutels die door LTC worden beheerd, en modelcontractbepalingen (SCC 2021/914) als residuele waarborg.
Dit is geen principiële intentie: het is een architecturale verplichting, vastgelegd in de verwerkersovereenkomst.
Hoeveel subverwerkers, en welke?
Precies drie subverwerkers, allemaal Europees, noembaar op verzoek. De keten is kort door haar ontwerp: minder schakels, minder oppervlak om te bewaken.
De naamlijst van de subverwerkers wordt aan het kantoor meegedeeld, als bijlage bij de DPA, met voorafgaande kennisgeving van elke wijziging en een bezwaartermijn van dertig dagen.
Is pseudonimisering hetzelfde als anonimisering?
Nee, en het verschil is juridisch, niet semantisch.
De pseudonimisering die Veil™ uitvoert, valt onder artikel 4, lid 5, AVG, niet onder anonimisering. Gegevens die door Veil zijn gepseudonimiseerd, blijven persoonsgegevens in de zin van de AVG (overweging 26). De inferentieleverancier wordt daarom behandeld als subverwerker, onder een verwerkersovereenkomst op grond van artikel 28 AVG, en niet als ontvanger van geanonimiseerde gegevens.
Met andere woorden: we beweren niet dat de gegevens ophouden persoonsgegevens te zijn. We behandelen ze als zodanig tot het einde van de keten.
Wat ziet LTC van mijn dossiers?
Standaard niets. De operationele console heeft twee strikt gescheiden niveaus: het operationele niveau geeft toegang tot het machinepark, de status van de diensten, de abonnementen en de gateways, en tot geen enkel dossiergegeven.
Toegang tot de kantoorgegevens vereist toestemming van het kantoor, beperkt in de tijd, herroepbaar en gelogd; het venster sluit na vijftien minuten inactiviteit. De implementatietechnicus heeft zelf geen enkele toegang tot de dossiergegevens.
Hoe lang worden de gegevens bewaard?
De bewaartermijnen worden per kantoor geconfigureerd: het kantoor is de verwerkingsverantwoordelijke, dus het kantoor bepaalt.
Het auditlogboek wordt standaard twaalf rollende maanden bewaard, tot zesendertig maanden. De versleutelde back-ups gebeuren dagelijks, met een retentie van vijfendertig dagen.
De artificiële intelligentie
Wat vertrekt er precies naar een model?
Geen enkel herleidbaar persoonsgegeven in klare tekst. Veil™ grijpt in vóór elke oproep en vervangt identificerende elementen (naam, adres, rijksregisternummer, ondernemingsnummer, IBAN, perceel, bedrag, datum) door tokens.
Het model ontvangt enkel de vervangen tekst; de correspondentietabel wordt nooit aan het model doorgegeven en wordt vernietigd bij het einde van de sessie. Gezondheidsgegevens en gerechtelijke gegevens worden niet gemaskeerd: de oproep wordt geweigerd.
Kan men Veil™ omzeilen?
Nee: er bestaat slechts één enkel doorgangspunt naar een model. Geen enkele oproep kan elders vandaan vertrekken, en elke oproep wordt geregistreerd in het logboek, de weigeringen eveneens.
Het gebruiksquota wordt per kantoor vastgesteld. De verwerking vindt plaats binnen de Europese Unie, zonder retentie bij de inferentieleverancier.
Hoe weet men of de assistent iets verzint?
Hij vermeldt zijn bronnen en toont « zonder wettelijke bron » wanneer hij er geen heeft. Drie statussen worden nooit verward: antwoord met bronvermelding, niets gevonden, zoekopdracht niet beschikbaar.
De zesenveertig clausules van het nationale fundament dragen elk hun wettelijke basis. Een antwoord wordt gecontroleerd, niet zomaar aangenomen: daarom wordt elke handeling geregistreerd in het auditlogboek.
Wat is mijn beroepsaansprakelijkheid als de assistent zich vergist?
De assistent neemt geen enkele geautomatiseerde beslissing en geeft geen enkel juridisch advies: hij stelt een met bronnen onderbouwde tekst voor, die de notaris herleest, verbetert, valideert en ondertekent.
Het passeren van het controlepunt « klaar voor ondertekening » behoort uitsluitend toe aan de notaris. Uw aansprakelijkheid is dus dezelfde als die welke u reeds opneemt bij het nalezen van het werk van een medewerker: niet meer, niet minder.
Valt Nota onder de Europese AI-verordening?
Nota is een AI-systeem met beperkt risico in de zin van Verordening (EU) 2024/1689, onderworpen aan de transparantieverplichtingen van artikel 50. Het valt niet onder het toepassingsgebied van bijlage III, punt 8, dat betrekking heeft op bijstand aan gerechtelijke autoriteiten bij de interpretatie van het recht en de toepassing van de wet op feiten: Nota komt niet tussen in een gerechtelijke beslissing, noch in de uitoefening van het openbaar gezag, en produceert geen enkele geautomatiseerde beslissing.
De transparantie-informatie wordt getoond op het scherm, op de exacte plek waar de assistent antwoordt, en niet weggemoffeld op een pagina met voorwaarden.
De beveiliging
Wat garandeert dat een kantoor de dossiers van een ander kantoor niet ziet?
De afscherming wordt toegepast in de database, niet in de applicatiecode: een slecht geschreven query overschrijdt de grens niet, omdat de grens niet in de code ligt.
Strikte logische afscherming per kantoor (Row-Level Security), met de optie van een dedicated instance voor kantoren die dit vereisen.
Hoe meldt men zich aan, en wat is de authenticatie waard?
Tweeledige verificatie verplicht voor iedereen, wachtwoorden onomkeerbaar gehasht volgens de stand van de techniek, vergrendeling na herhaalde mislukte pogingen, beperking per IP-adres.
Bekende apparaten worden herkend. Het kantoor beheert zelf zijn rollen en zijn leden: niemand bij LTC maakt een account aan in zijn plaats.
Kan ik bewijzen wat er in een dossier is gebeurd?
Ja. Het auditlogboek is onwijzigbaar en kan worden geëxporteerd als bewijsstuk: wie wat heeft gedaan, wanneer, in welk dossier. Het logboek van het dossier volgt dezelfde regel.
Dat maakt een antwoord van de assistent achteraf verifieerbaar, en niet alleen op het moment dat het op het scherm verschijnt.
Wat gebeurt er bij een beveiligingsincident?
U wordt gewaarschuwd. Een inbreuk in verband met persoonsgegevens wordt aan het kantoor gemeld binnen de wettelijke termijnen, met wat vaststaat op het moment van de melding en wat nog moet worden vastgesteld.
Het onwijzigbare auditlogboek dient als basis voor de analyse. Het kantoor, als verwerkingsverantwoordelijke, beslist vervolgens over zijn eigen meldingen; wij staan het kantoor bij, dat is een verplichting uit de overeenkomst op grond van artikel 28.
Zijn de stukken van het dossier versleuteld?
Ja, zonder uitzondering. De stukken zijn at rest versleuteld, geklasseerd, teken per teken herkend en vervolgens geïndexeerd; de zoekfunctie combineert volledige tekst en betekenis.
Geen enkel stuk passeert in klare tekst, en geen enkel stuk verlaat het platform om elders te worden gelezen.
De overeenkomst en de prijs
Hoe zijn uw tarieven opgebouwd?
Eén enkel aanbod: een kantoorforfait en een licentie per persoon, volgens profiel (notaris, medewerker, onthaal), degressief vanaf de tweede licentie. De stagiair betaalt niets tot aan zijn benoeming. Alles is standaard inbegrepen, cliëntenportaal en gebruikskredieten voor artificiële intelligentie inbegrepen, nooit gefactureerd per token.
De hosting en het onderhoud van de instance, de installatie, de overname van gegevens en de opleiding worden apart becijferd, en worden nooit gratis aangeboden.
Wie telt als een licentie, en hoe gebeurt de facturatie?
Elke persoon die in Nota werkt, volgens profiel: notaris, medewerker (jurist-redacteur, dossierbeheerder, boekhouder) of onthaal. De stagiair is kosteloos tot aan zijn benoeming; hij gaat dan over naar het notarisprofiel. Het aantal kan tijdens het contract worden herzien.
Per maand zonder verplichting, of per jaar tegen voordeligere voorwaarden. De offerte becijfert de opstart, de overname en de opleiding lijn per lijn, vóór ondertekening.
Waartoe verbindt u zich schriftelijk?
Beschikbaarheid van het platform van 99,5 %. Eerste reactie van de ondersteuning binnen vier kantooruren, op Belgische werkdagen. Dagelijkse versleutelde back-ups, met een retentie van vijfendertig dagen, waarvan het herstel daadwerkelijk wordt getest.
Melding van een inbreuk in verband met persoonsgegevens binnen de wettelijke termijnen, omkeerbaarheid binnen zestig dagen. Deze verbintenissen zijn opgenomen in de overeenkomst en de verwerkersovereenkomst, niet alleen op deze pagina.
Met wie onderteken ik?
Met LTC Group SRL, een Belgische vennootschap gevestigd te Thoricourt, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 1036.831.317, een openbaar nummer, verifieerbaar nog vóór u ons belt.
Serenotaire is de naam van haar notariële aanbod, geen afzonderlijke rechtspersoon. Rechtsmacht: de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel.
Hoeveel kantoren gebruiken Nota vandaag?
Nota wordt in gebruik genomen in de pionierskantoren in het vierde kwartaal van 2026. U vindt hier geen enkel kantoorlogo, geen getuigenis, noch de naam van een notaris: we publiceren er geen enkele zonder schriftelijk akkoord.
Wat we in plaats daarvan tonen, kan worden geverifieerd: de architectuur, de overeenkomst, de becijferde verbintenissen, en een demonstratie van twee uur, op het kantoor of via videoconferentie, waarin u Nota zelf bedient op een volledig dossier en wij u begeleiden.
De apparatuur
Moet er iets worden geïnstalleerd in het kantoor?
Nota opent in een browser: het kantoor installeert geen server of database. Er bestaan twee hardwarebouwstenen, beide ten dienste van de dagelijkse handelingen. De lokale companion stuurt uitsluitend de apparatuur aan: elektronische identiteitskaartlezer, netwerkscannen, afdrukken. Geen enkel dossiergegeven wordt lokaal opgeslagen.
Hij schrijft geen inhoud, noch documentcache, noch database, noch tijdelijk bestand.
Waarvoor dient de gateway?
Hij verbindt Nota met het bestaande machinepark: multifunctionals, aangegeven gedeelde mappen, scherm in de ondertekeningszaal. Hij wordt geleverd en beheerd door LTC, en versleutelt alles wat hij transporteert naar een sleutel waarvan het private deel enkel op het platform bestaat: hij is structureel niet in staat om te heropenen wat via hem passeert. Stukken worden er enkel versleuteld bewaard: geen enkel dossiergegeven is er leesbaar.
Wat hij niet is, door zijn ontwerp: nooit een tunnel voor toegang op afstand, noch een bestandsserver, noch een domeincontroller, noch een antivirus, noch een hypervisor. En hij voert geen enkele inferentie uit: alle intelligentie blijft op het platform, onder Veil™.
Kan de elektronische identiteitskaart worden gelezen vanuit Nota?
Ja, via de lokale companion: uitlezen van de kaart, netwerkscannen, afdrukken, zonder het dossierscherm te verlaten.
De uitgelezen gegevens voeden de fiche van de partij op het platform. Het werkstation zelf bewaart niets.
Geen enkel antwoord komt overeen. Stel de vraag schriftelijk
Veelgestelde vragen · Aanvrageniii
Stel uw vraag.
Een demonstratie duurt twee uur, op het kantoor of via videoconferentie: u bedient Nota zelf op een volledig dossier, wij begeleiden u.