NotaFRDemonstratie aanvragen

Veranderen van notariële software,
zonder overstapdag.

De vraag die een kantoor tegenhoudt, is niet de prijs. Het is volgende week donderdag: het lopende dossier, de ondertekening die moet doorgaan, het team dat moet weten waar te klikken, en twintig jaar aan gegevens. Nota beantwoordt die vraag vóór de andere.

Twee manieren om in te stappen, waarvan één waarbij u nergens aan hoeft te verzaken. Een opstart in negen stappen, geleid door iemand die ter plaatse komt en ondertekent wat hij heeft geplaatst. En één regel die van begin tot eind geldt: het kantoor draagt niets.

Twee manieren om in te stappen
Overstappen, of co-existeren met de bestaande software
Opstart
Negen stappen, waarvan drie blokkerend
Ter plaatse
LTC-technicus, ondertekend proces-verbaal
Omkeerbaarheid
Volledige export in open formaat, 60 dagen

Serenotaire · Begeleidingii

We vragen u niet te springen

Een kantoor is niet verplicht om meteen over te stappen om te beginnen. Nota sluit aan naast de software die het kantoor behoudt, neemt de dossiers over, en de werkdag gaat gewoon door.

De twee balken lopen gelijktijdig. Er is geen dag waarop alles plots verandert: er is een dag waarop Nota begint, en een andere dag, gekozen door het kantoor, waarop de oorspronkelijke tool stopt, als die moet stoppen.

Co-existeren

Nota naast de tool die het kantoor behoudt

Het platform sluit aan naast de bestaande notariële software. De dossiers worden overgenomen en geïndexeerd, het kantoor blijft werken met wat het kent, en niemand krijgt op maandagochtend een nieuw scherm opgelegd.

  • Overname van dossiers, zonder dubbele invoer
  • Het kantoor behoudt zijn tool, zolang het zelf wenst
  • E-mail en agenda van het kantoor in één klik gekoppeld: Microsoft 365 aangesloten op de termijnen van de akte

Geen enkel lopend dossier wordt onderbroken.

Overstappen

Nota wordt de software van het kantoor

Het kantoor schakelt met zijn notariële software over naar Nota. De dossiers en hun stukken worden overgenomen; het repertorium van de akten vertoont geen gaten, en de oorspronkelijke tool stopt op de dag die het kantoor bepaalt.

  • Volledige overname, geleid door LTC
  • Eén enkele tool, één enkele plaats om te zoeken
  • Repertorium van de akten: nummering zonder onderbreking, zelfs bij gelijktijdige toegang

De overstapdag is een datum, geen sprong.

Men stapt over van de ene naar de andere tijdens de overeenkomst.

De keuze op de eerste dag legt de tweede niet vast: een kantoor dat start in co-existentie stapt over zodra het Nota heeft zien draaien op de eigen dossiers, en niet eerder. In beide formules ontvangt het kantoor het volledige platform: de tien modules en de zeven vakdomeinen hoeven niet te worden aangevinkt. Hoe we factureren.

Serenotaire · Begeleidingiii

De opstart, in negen stappen

Ze worden in volgorde doorlopen. Drie ervan zijn blokkerend: ze kunnen niet worden omzeild, en dat is precies waar ze voor dienen.

  1. Kwalificatie

    Samen

    Wat het kantoor doet, waarmee het vandaag werkt, wat het verwacht. Hier wordt de formule beslist: overstappen, of Nota laten draaien naast de bestaande software. Om op basis van stukken te beslissen, wordt de diagnose van het kantoor gratis aangeboden: een halve dag, daarna een schriftelijk verslag over de installatie, het volume van de dossiers en de huidige software.

    De diagnose verbindt tot niets.

  2. Overeenkomst en verwerkersovereenkomst ondertekend

    LTC en het kantoorBlokkerend

    De verbintenissen zijn schriftelijk vastgelegd vóór het eerste gegeven. De verwerkersovereenkomst, in de zin van artikel 28 AVG, wordt tegelijk met de overeenkomst ondertekend, niet drie maanden later, wanneer de dossiers er al zijn.

  3. Opening van de instance

    LTC

    De instance van het kantoor wordt geopend, de accounts aangemaakt, de rollen ingesteld. De eerste beheerder ontvangt zijn uitnodiging en vervolgens een begeleid welkomsttraject bij de eerste aanmelding. Tweeledige verificatie via een tijdelijke code is verplicht voor beheerders.

    Het kantoor installeert geen server of database.

  4. Voorbereiding van het materiaal in het atelier

    LTC

    Gateway, randapparatuur en elektronische identiteitskaartlezers worden voorbereid, gekoppeld en gecontroleerd voordat ze onze gebouwen verlaten. We ontdekken het materiaal niet voor de ogen van de klant.

    Het kantoor opent geen enkele doos.

  5. Tussenkomst ter plaatse, proces-verbaal ondertekend

    Technicus LTCBlokkerend

    Zodra er een gateway of randapparatuur wordt geplaatst, verplaatst een technicus zich. Hij plaatst, sluit aan, benoemt het machinepark en voert de oplevering uit voor de ogen van het kantoor: lezen van een kaart, digitaliseren van een stuk, afdrukken, koppeling met het platform. Wat hij heeft gedaan wordt opgetekend en vervolgens tegensprekelijk ondertekend.

    Zijn account valt onder het operationele niveau: hij ziet geen enkel dossier, geen enkel stuk en geen enkele naam.

  6. Configuratie en personalisatie

    LTC samen met het kantoor

    Modellen van akten, standaardtijdschema’s per aard van akte, rollen en rechten, documentstructuur. Nota past zich aan het kantoor aan, niet omgekeerd.

  7. Overname van de dossiers

    LTC

    De dossiers en hun stukken worden overgenomen uit de bestaande software en vervolgens geïndexeerd: eerst een proeflading, volledige of geannuleerde batches, afstemming ondertekend vóór de omschakeling. In de formule van co-existentie gebeurt de overname zonder dat de oorspronkelijke software stopt.

    Het kantoor voert zijn historiek niet opnieuw in.

  8. Opleiding en ingebruikname

    LTCBlokkerend

    Het hele kantoor wordt opgeleid, van notaris-titularis tot jurist-redacteur. Artificiële-intelligentiegeletterdheid is een verplichting op grond van artikel 4 van Verordening (EU) 2024/1689: wij maken er een mijlpaal van, geen optie aan het einde van het project. De opleiding wordt apart becijferd.

  9. Ingebruikname, vervolgens opvolging

    LTC en het kantoor

    De eerste dag van ingebruikname, daarna twee vooraf vastgelegde afspraken: na zeven dagen en na dertig dagen. Wat de eerste dag niet is gezegd, wordt dan besproken.

Installatie, overname en opleiding worden geleid door LTC en apart gefactureerd. Zie de tarieven.

Serenotaire · Begeleidingiv

Wat het kantoor niet hoeft te doen

  • Geen server te installeren, geen database te beheren.
  • Geen migratie zelf uit te voeren.
  • Geen enkele gateway, lezer of multifunctional te configureren.
  • Geen herinvoer van het verleden.
  • Geen enkel lopend dossier onderbroken tijdens de opstart.
  • Geen enkel team alleen gelaten voor een nieuw scherm.

Iemand komt langs, en vertrekt pas wanneer het werkt.

Over het materiaal dat in het kantoor wordt geplaatst

Geen enkel dossiergegeven wordt lokaal opgeslagen.

Stukken worden er enkel versleuteld bewaard: geen enkel dossiergegeven is er leesbaar.

De lokale randapparatuur leest de elektronische identiteitskaart, digitaliseert en print; de gateway verbindt de multifunctionals, de gedeelde mappen en het scherm in de ondertekeningsruimte. Beide worden geleverd en beheerd door LTC.

Serenotaire · Begeleidingv

De beheerconsole

Wat LTC ziet wanneer LTC kijkt. Twee niveaus, een scheidingswand, en slechts één deur, die het kantoor zelf opent.

De console is in tweeën gesplitst. De bovenkant daalt nooit af; de onderkant opent zich enkel van onderuit.
Het bovenste niveau
Hier werkt ons team dagelijks, en hieronder valt ook de technicus ter plaatse: toestellen, versies, verbindingsstatussen. Het geeft geen toegang tot enig dossiergegeven.
De scheidingswand
Strikte logische afscherming per kantoor (Row-Level Security), met de optie van een dedicated instance voor kantoren die dit vereisen.
De console heeft geen enkele manier om deze te omzeilen: zij is daartoe structureel niet in staat. Dit is geen richtlijn die aan teams wordt meegegeven, maar een eigenschap van de architectuur.
De deur
Zij opent enkel aan de kant van het kantoor, en het spoor van elke opening behoort toe aan het kantoor: het auditlogboek is onwijzigbaar en het kantoor raadpleegt het zelf, zonder het aan ons te hoeven vragen.

Serenotaire · Begeleidingvi

Vrijdag, zeventien uur

Het tijdstip waarop een softwareleverancier wordt beoordeeld. Dit is wat contractueel is vastgelegd, en wat dus niet afhangt van de welwillendheid van het moment.

De ondertekening is maandag. Iets blokkeert, en niemand in het kantoor heeft zin om een formulier in te vullen.

De ondersteuning wordt verzekerd op Belgische werkdagen, door de mensen die de software hebben geschreven en de apparatuur hebben geplaatst, niet door een antwoordapparaat voor tickets. Een eerste reactie is gegarandeerd binnen vier werkuren, en de termijnberekenaar kent de Belgische feestdagen en de sluitingsdagen van het kantoor: een vervaldag valt nooit op een dag waarop niemand werkt.

De back-ups zijn versleuteld, dagelijks, worden vijfendertig dagen bewaard, en het herstel ervan wordt werkelijk uitgevoerd. Een back-up die men nooit heeft hersteld, is geen back-up: het is een veronderstelling.

Gegarandeerde termijnen
Beschikbaarheid van het platform
99,5 %
Eerste reactie van de ondersteuning
4 werkuren
Kennisgeving van een inbreuk aan het kantoor
24 uur
Bewaartermijn van de back-ups
35 dagen
Omkeerbaarheid na beëindiging
60 dagen

Dit zijn verbintenissen, geen interne doelstellingen.

En de dag waarop het kantoor wil vertrekken

Volledige export van dossiers, stukken en akten in open formaat, beschikbaar zestig dagen na het einde van de overeenkomst. Vertrekken moet mogelijk blijven: dat is de voorwaarde om van blijven een vrije keuze te maken.

De naamlijst van de subverwerkers wordt aan het kantoor meegedeeld, als bijlage bij de DPA, met voorafgaande kennisgeving van elke wijziging en een bezwaartermijn van dertig dagen.

Serenotaire · Begeleidingvii

Laten we beginnen met de eerste stap.

Een demonstratie duurt twee uur, op het kantoor of via videoconferentie: u bedient Nota zelf op een volledig dossier, wij begeleiden u.

Demonstratie aanvragenDiagnose aanvragen, gratis